Kunden

Im Bereich Kunden verwalten Sie alle Personen und Organisationen, die Ihre Ressourcen buchen – zum Beispiel Vereine, Schulen, Unternehmen oder Privatpersonen. Sie erreichen den Bereich über Kunden (↗ öffnen) und Kunden-Gruppen (↗ öffnen) in der linken Navigation.

Kunden-Arten

In Locaboo gibt es drei Arten von Kunden:

Art	Beschreibung	Erkennbar an
Kunde	Von Ihnen angelegter Account, existiert nur in der Kundenverwaltung. Hat keinen Login zur Plattform.	Kein Icon bei der Kundenfarbe.
Aktiver Kunde	Wurde zur Plattform eingeladen oder hat sich selbst registriert. Hat einen Login.	Kunden-Icon bei der Kundenfarbe.
Deaktivierter Kunde	Kunde, der archiviert oder gelöscht wurde, oder eine Kundenregistrierung, die abgelehnt wurde.	Kein aktiver Plattform-Zugang; z. B. Status Nicht eingeladen, abgelehnte Registrierung oder entfernter Datensatz.

Pro Kunden-Account ist nur eine E-Mail-Adresse für den Login möglich. Dieselbe E-Mail-Adresse kann nicht für mehrere Kundenkonten verwendet werden. Wenn eine Person sowohl privat als auch für einen Verein buchen soll, gibt es zwei Optionen:

Kontakt anlegen: Die Person wird als Kontakt beim Vereinskunden hinterlegt und kann in dessen Namen buchen.
Separates Konto: Ein zweites Kundenkonto mit einer anderen E-Mail-Adresse (z. B. private vs. Vereins-E-Mail).

E-Mail-Adresse eines aktiven Kunden ändern

Bei aktiven Kunden (die bereits zur Plattform eingeladen wurden) kann die E-Mail-Adresse nicht direkt geändert werden. Widerrufen Sie zuerst die Einladung, ändern Sie dann die E-Mail-Adresse und laden Sie den Kunden erneut ein. Alternativ kann der Kunde seine E-Mail-Adresse selbst über sein Kundenkonto auf der Plattform ändern.

Kundengruppen

Kundengruppen sind eines der zentralen Konzepte in Locaboo. Sie bestimmen:

Bereich	Auswirkung
Öffnungszeiten	Welche Zeiten für welche Kunden sichtbar und buchbar sind
Tarife	Welche Preise gelten
Verfügbarkeiten	Direktbuchung, Buchungsanfrage oder eingeschränktes Recht
Buchungsregeln	Vorlaufzeiten, Min/Max-Buchungslänge
Steuerregeln	Ausnahmen bei der MwSt (z. B. 0 % für Schulen)
Widget-Zugriff	Sichtbarkeit verschiedener Widgets
E-Mail-Texte	Individuelle Formulierungen pro Kundengruppe
Zeitkarten & Gutscheine	Wer kaufen und einlösen darf
Benachrichtigungen	Wer über freie Zeiten informiert wird

Standardkundengruppe

Eine Kundengruppe markieren Sie als Standardkundengruppe. Neue Kunden, die sich auf der Buchungsplattform registrieren, werden automatisch dieser Gruppe zugeordnet. Nicht eingeloggte Besucher erhalten die Berechtigungen der Standardkundengruppe.

Kundengruppe erstellen

Einstellung	Beschreibung
Titel	Name der Kundengruppe (z. B. „Vereine”, „Externe”).
Beschreibung	Nur für interne Zwecke.
Farbe	Optional. Wenn gesetzt, erhalten alle Buchungen dieser Gruppe diese Farbe im Kalender.
Zur Auswahl im Widget erlauben	Kunden können bei der Registrierung diese Gruppe selbst wählen.

Kundenprofil

Jeder Kunde hat ein eigenes Profil mit folgenden Reitern:

Reiter	Inhalt
Allgemeines	Name, Kundengruppe, Farbe, Kundennummer, Kontaktdaten, E-Mail-Adressen
Kontakte	Weitere Personen, die im Namen des Kunden buchen dürfen
Adressen	Weitere Adressen für den Kunden anlegen, z. B. für die Rechnungsstellung
Einstellungen	Masterkunden auswählen (z. B. für gemeinsame Abrechnung mehrerer Kundenprofile)
Finanzeinstellungen	Kundennummer im Finanzsystem und für Ihr Finanzsystem relevante Konten des Kunden eintragen – wichtig für die Locaboo-Finanzschnittstelle
Änderungsverlauf (Änderungshistorie)	Protokoll aller Änderungen am Kundenprofil
Buchungen	Alle Buchungen dieses Kunden
Buchungsanfragen	Offene und bearbeitete Anfragen
Dokumente	Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen
Kommunikation	Verlauf aller E-Mails an diesen Kunden
Verträge	Vertragsdokumente mit Vertragsnummer, Datum und Status

E-Mail-Adressen

Pro Kunde können mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt werden:

Typ	Verwendung
E-Mail-Adresse	Für Login und Einladung zur Plattform.
Benachrichtigungs-E-Mail	Zusätzliche Empfänger im E-Mail-Verteiler (kein Login).
Rechnungs-E-Mail	Empfänger für Rechnungen (z. B. Buchhaltung).
BCC-Empfänger	Erhält Blindkopie aller Kunden-E-Mails.

Kundennummer

Die Kundennummer wird fortlaufend vergeben. Präfix und Anfangsnummer konfigurieren Sie unter Einstellungen > Kunden. Legen Sie den Nummernkreis am besten fest, bevor Sie Kunden anlegen.

Kontakte

Kontakte sind weitere Personen, die im Namen eines Kunden handeln dürfen. Pro Kontakt vergeben Sie eine Rolle:

Rolle	Berechtigungen
Administrator	Vollzugriff auf das Kundenkonto.
Buchungen vornehmen	Kann Buchungen erstellen und verwalten.
Nur einsehen	Kann Buchungen und Informationen sehen, aber nichts ändern.
Nur Rechnungen	Sieht ausschließlich Rechnungsdokumente.

Kontakte werden bei der Erstellung direkt eingeladen – im Gegensatz zu Kunden, die Sie erst speichern und dann separat einladen können. Kontakte sind auch auf der Buchungsplattform sichtbar und verwaltbar.

Kunden einladen

Damit ein Kunde sich auf der Buchungsplattform anmelden kann, muss er eingeladen werden:

Einzeln: Im Kundenprofil über den Einladen-Button.
Masseneinladung: Mehrere Kunden auswählen → Masseneinladung zu Locaboo.

Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er ein Passwort vergibt und sich anmelden kann.

Eine Einladung kann bei Bedarf widerrufen werden – der Kunde verliert dann seinen Login und wird wieder zum normalen Kunden.

Wenn ein Kunde sein Passwort dreimal hintereinander falsch eingibt, wird der Login für 15 Minuten gesperrt. Danach kann er es erneut versuchen oder die Passwort vergessen-Funktion nutzen.

Kunden/Mitarbeiter freischalten

Wenn in den Widget-Einstellungen die Option Bestätigung durch Manager/Benutzer erforderlich aktiviert ist, müssen Sie neue Registrierungen manuell freischalten.

Kunden löschen und wiederherstellen

Gelöschte Kunden können wiederhergestellt werden. Die Löschfunktion und die Wiederherstellung finden Sie in der Kundenverwaltung.

Große Vereine / Organisationen mit Abteilungen

Für Organisationen mit mehreren Sparten oder Abteilungen empfiehlt sich folgende Struktur:

Hauptaccount für den Verein (z. B. „TuS Sternfeld”, Ansprechpartner Herr Meyer)
Pro Abteilung ein eigenes Kundenprofil (z. B. „TuS Sternfeld – Volleyball”, Ansprechpartnerin Frau Müller)

Vorteile:

Jede Abteilung hat eigene Buchungen und kann eigene Kontakte verwalten.
Sichtbarer Name im Kalender macht sofort klar, welche Abteilung gebucht hat.
Gemeinsamer Rechnungsmaster: Alle Abteilungsrechnungen laufen über den Hauptaccount (Einstellung unter Kunde > Bearbeiten > Einstellungen). Siehe Abrechnung.

Kunden importieren und exportieren

Import

Unter Einstellungen > Import/Export > Kunden importieren Sie Kundendaten per CSV-Datei.

Beispieldatei herunterladen und die Spaltenstruktur beachten.
Nur die benötigten Felder ausfüllen – kein Feld ist Pflicht.
Standardkundengruppe vor dem Import auf die gewünschte Gruppe setzen.
Tipp: Erst 2–3 Testkunden importieren, dann Massendaten.

Export

Kundendaten lassen sich als CSV-Datei exportieren. Beachten Sie bei der Weiterverarbeitung in Excel die korrekte Zeichenkodierung (UTF-8), damit Umlaute und Sonderzeichen korrekt angezeigt werden.