Integrationen

Unter Einstellungen > Integrationen verwalten Sie die Anbindungen an externe Systeme und Dienste – beispielsweise elektronische Türöffnungssysteme, Stundenplan-Software oder Buchhaltungssysteme. ↗ In Locaboo öffnen

Die folgenden Abschnitte auf help.locaboo.com führen Sie Schritt für Schritt durch die jeweilige Einrichtung.

Integrationsanleitungen im Überblick

Die Tabelle ordnet jedes Thema einem Abschnitt auf dieser Seite zu (Sprungmarke).

Thema	Worum geht die Anleitung?	Anleitung auf dieser Seite
SSO (SAML2/Shibboleth)	IdP anbinden, locaboo_roles, metadata.xml, SAML-Anmeldung	↓ SSO
SSO (Microsoft Azure)	Azure AD mit Locaboo verbinden	↓ Azure
API	REST-API, Referenz, Secret Key	↓ API
WebUntis	Tenant ID, Raum-Mapping, Stundenplan-Import	↓ WebUntis
Tapkey	Schloss, Account, Connect, Ressourcen-Zuordnung	↓ Tapkey
Comydo	Geräte-ID, Ressourcen, Spalte „Digitale Schlösser“	↓ Comydo
Salto KS	Cloud-Verbindung, Ressourcen-Mapping, Vor-/Nachlauf	↓ Salto KS
Evva Airkey	API-Key, Mapping, Vor-/Nachlauf	↓ Evva Airkey
Primion	Aktivierung, Kunden-Primion-ID, SFTP-Export	↓ Primion
Outlook	Kalender-Sync Locaboo → Outlook (Beta)	↓ Outlook
Spielplus (DFBnet)	Spielplan-Import, Sportstätten-Nr., CSV	↓ Spielplus
SPF	DNS/SPF für E-Mail-Versand eigener Domain	↓ SPF
2D-Karten	Gebäude-/Lagepläne in der Plattform	↓ 2D-Karten

Zusätzlich: Gesamtüberblick zu elektronischen Schließsystemen auch unter Elektronische Türschlosssysteme.

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Elektronische Türöffnung

Locaboo lässt sich mit verschiedenen elektronischen Schließsystemen verbinden. Kunden und Mitarbeiter können die Türen dann direkt über die Buchungsplattform öffnen – die Zugangsberechtigung wird automatisch an die Buchungszeiten gekoppelt.

Vorteile elektronischer Türschlösser:

• Kein Schlüsselmanagement – Kein Ausgeben, Einsammeln oder Verwalten physischer Schlüssel.
• Zeitgesteuert – Zugang nur während der gebuchten Zeit (optional mit Vor- und Nachlauf).
• Nachvollziehbar – Zugriffe werden protokolliert.
• Self-Service – Kunden öffnen die Tür eigenständig per App oder Plattform.

Anbieter	Kurzbeschreibung
Tapkey	App-basierte Türöffnung; Verbindung über „Connect to Tapkey“ in Locaboo.
Comydo	Cloudbasierte Zutrittskontrolle mit Smartphone-Öffnung.
Salto KS	Salto Cloud-Anbindung in Locaboo.
Evva Airkey	Smartphone-basierte Zugangssteuerung.
Primion	Zutrittskontrolle für größere Einrichtungen; dateibasierter Berechtigungsexport.

Die Aktivierung vieler Integrationen erfolgt über den Locaboo Marketplace ↗ und die Konfiguration mit Ihrem Locaboo-Ansprechpartner.

Tapkey – Einrichtung (Beispiel)

1. Hardware beschaffen – Mindestens ein Tapkey-Schloss bzw. -Zylinder (z. B. über den Tapkey Shop).
2. Schloss in Betrieb nehmen – Anleitung im Lieferumfang befolgen und einen Tapkey-Account anlegen. Wichtig: Die E-Mail-Adresse des Tapkey-Accounts muss mit der E-Mail-Adresse Ihres Locaboo-Accounts übereinstimmen.
3. Locaboo mit Tapkey verknüpfen – In Locaboo: Einstellungen → Integrationen → bei Tapkey auf Connect to Tapkey klicken. Auf der Tapkey-Login-Seite anmelden; Sie werden zu Locaboo zurückgeleitet – die Verbindung ist damit aktiv.
4. Vorlauf- und Nachlaufzeiten (optional) – Nach erfolgreicher Verbindung stehen Check-in-Vorlaufzeit und Check-in-Nachlaufzeit zur Verfügung. Beispiel Vorlauf 15 Minuten, Buchung beginnt 11:00 → Schloss ab 10:45 öffnbar. Beispiel Nachlauf 15 Minuten, Buchung endet 11:00 → Schloss bis 11:15 öffnbar. Ohne Eintragung ist Öffnung nur im exakten Buchungszeitraum möglich.
5. Schlösser den Ressourcen zuordnen – Ressourcen → gewünschte Ressource bearbeiten → Reiter Allgemeines → Feld Tapkey-Schloss dieser Ressource: alle benötigten Schlösser auswählen. Ein Schloss kann mehreren Ressourcen zugeordnet werden.

Aus Kundensicht (Öffnen per App oder Plattform) gelten dieselben Buchungszeiten und Berechtigungen wie in der Buchungsplattform beschrieben.

Comydo

1. Unter Einstellungen → Integrationen im Bereich Comydo die Integration per Checkbox aktivieren.
2. Geräte anlegen – Beliebig viele Geräte; pro Gerät die Geräte-ID (Device-ID) eintragen (z. B. auf der Rückseite des Comydo-Scanners). Hinweis: die Device-ID verwenden, nicht die Seriennummer.
3. Geräte Ressourcen zuweisen – Welche Räume welches Gerät öffnen darf, pro Ressource festlegen. Eine Ressource kann mehreren Comydo-Geräten zugeordnet sein.
4. Optional – Übersicht in der Ressourcenliste – In der Listenansicht aller Ressourcen über das Punkte-Menü (rechts) die Spalte Digitale Schlösser in die ausgewählten Spalten ziehen, um den Überblick zu behalten.

Salto KS

Hintergrund zur Plattform: SALTO KS (Hersteller).

Voraussetzungen: aktiver SALTO-KS-Account und mindestens ein registriertes digitales Schloss (Smart Lock).

1. Verbindung – Einstellungen → Integrationen → bei SALTO KS auf Zu SALTO KS verbinden (o. ä.). Auf der SALTO-KS-Plattform mit E-Mail und Passwort anmelden und Locaboo die Zugriffsrechte erteilen (Ja, erlauben). Danach erfolgt die Rückleitung zu Locaboo.
2. Ressourcen-Mapping – Ressourcen-Mapping öffnen, pro Locaboo-Ressource das passende Schloss aus der Liste wählen und Zuweisen. Pro Ressource sind mehrere Schlösser möglich.
3. Vor- und Nachlaufzeiten – Dialog Vor- und Nachlaufzeiten öffnen und Zeiten festlegen. Beispiel: Vorlauf 1 Stunde, Nachlauf 30 Minuten, Buchung 14:00–16:00 → Zugang von 13:00 bis 16:30.

Evva Airkey

Voraussetzungen: aktiver Evva-Airkey-Account und mindestens ein registriertes digitales Schloss.

1. Verbindung – Einstellungen → Integrationen → Bereich Evva Airkey. Den API-Key aus der Evva-Airkey-Online-Verwaltung unter Einstellungen eintragen und Verbindung herstellen. Bei Erfolg erscheint eine Bestätigung.
2. Ressourcen-Mapping – Wie bei Salto KS: Ressourcen-Mapping, pro Ressource Schloss wählen, Zuweisen; mehrere Schlösser pro Ressource möglich.
3. Vor- und Nachlaufzeiten – Analog Salto KS über den entsprechenden Dialog konfigurieren.

Primion

1. Unter Einstellungen → Integrationen die Integration Primion aktivieren (Checkbox).
2. Pro Kunde – Im Kundenstamm im Reiter Einstellungen die Primion-ID hinterlegen, soweit vorgesehen.
3. Export – Exportdateien mit Buchungsberechtigungen werden stündlich erzeugt und sind per SFTP abzuholen. Zugangsdaten und Einrichtung der Dateiübertragung: support@locaboo.com.

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WebUntis (für Schulen)

Die Integration importiert Stundenpläne aus WebUntis und ordnet WebUntis-Räume Ihren Locaboo-Ressourcen zu.

Voraussetzungen

• Die Locaboo-App wurde im WebUntis-Portal Ihrer Schule aktiviert.
• Sie kennen Ihre WebUntis Tenant ID (vom WebUntis-Portal).
• Die Locaboo-Ressourcen, die Sie zuordnen möchten, sind bereits angelegt.

Schritte in Locaboo

1. Integration starten – Anmelden → Einstellungen → Integrationen → Abschnitt WebUntis → Integration konfigurieren (grüner Button).
2. Tenant ID – Auf der Seite WebUntis Mapping unter Neue Integration verknüpfen die Tenant ID eintragen und Suchen. Die Tenant ID ist die eindeutige Kennung Ihrer Schule bei WebUntis (bei der Schule erfragen).
3. Verknüpfen – Bei „Integration gefunden“ den Schulnamen eintragen und Integration mit Organisation verknüpfen (grüner Button). Angezeigt werden u. a. Tenant ID, wer die Integration aktiviert hat, Erstellungsdatum.
4. Verknüpfte Integration – Unter Verknüpfte Integrationen erscheint der Eintrag; Status z. B. Zuweisung ausstehend, bis Räume gemappt sind. Verwalten öffnet die Detailseite.
5. Auf der Verwaltungsseite – Im Block Integrationsstatus Schulname, Tenant ID und Verbindungszeitpunkt. Aktionen je nach Angebot: Integration abmelden (Verbindung trennen), Integration zurücksetzen (löscht u. a. Zuordnungen und importierte Buchungen – vorsichtig verwenden), Räume synchronisieren (Räume aus WebUntis neu laden).
6. Raum-Ressourcen-Zuweisung – Für jeden WebUntis-Raum im Dropdown Locaboo-Ressource wählen (hierarchische Liste: Hauptressourcen und Teilressourcen). Möglich sind z. B. die gesamte Ressource oder eine Teilressource. Nicht zugewiesen wählen, wenn der Raum in Locaboo nicht genutzt werden soll.
7. Abschluss – Zuweisungen speichern & Stundenplan synchronisieren – Speichert die Zuordnungen und erzeugt Buchungen für die Stundenplan-Zeiträume der zugeordneten Ressourcen.
8. Ergebnis – Die Zeiträume erscheinen im Locaboo-Kalender als Buchungen.

Hinweise: Über WebUntis importierte Buchungen sind in der Regel nicht manuell bearbeitbar. Die Aktivierung der Locaboo-App in WebUntis klären Sie mit Ihrer Schul-IT und dem Locaboo-Support.

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Spielplus / DFBnet (für Sportvereine)

In Locaboo können Sie Termine für Punkte- oder Freundschaftsspiele aus Spielplus (DFBnet) importieren; Spieltermine können sich automatisch aktualisieren.

1. Sportstätten-Nummern und Ressourcen

Die Spielstätten-Nummern aus der Spielplus-Exportdatei (Feld Spielstätten-Nr.) müssen den benötigten Locaboo-Ressourcen zugeordnet sein. Der Import ordnet Termine anhand dieser Zuordnung zu.

2. Export der Spieltermine in Spielplus

1. In SpielPLUS anmelden → Menü Ergebnismeldung → Reiter Vereinsspielplan ist aktiv.
2. Suchen – Im Suchergebnis müssen Spiele sichtbar sein, damit der Button Export erscheint (Filter z. B. Heim/Auswärts nutzen).
3. Export → gewünschten Zeitraum wählen → Weiter – Download der Exportdatei startet.

3. Import in Locaboo

Die Datei unter Einstellungen → Import/Export im Tab Spielplus hochladen. Bei geänderten Spielzeiten werden bestehende Termine angepasst und neue importiert; es wird jeweils die gesamte Ressource gebucht. Nach Änderungen in Spielplus den Export/Import wiederholen.

Erster Import: Ohne automatische Kundenzuweisung – Zuordnung des Kunden in Locaboo manuell. Weitere Imports: Sobald Kunden zugewiesen sind, kann Locaboo über das Feld Spielkennung (Spielplus) mappen; Buchungen können Farben aus Kunden-/Kundengruppen-Einstellungen übernehmen, sofern konfiguriert.

4. Bearbeitung der Exportdatei (optional)

Wenn Sie die CSV selbst bearbeiten, muss das Format erhalten bleiben: Feldtrenner TAB, Texttrenner leer (empfohlen: z. B. OpenOffice mit diesen Einstellungen). Nur so ist ein Re-Import zuverlässig möglich.

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SSO (Single Sign-On)

Locaboo unterstützt SAML2 für Single Sign-On (z. B. Shibboleth). Nutzer melden sich mit den Unternehmensdaten über den Authentifizierungsserver an.

SAML2 / Shibboleth

1. Beim Identity Provider ein Attribut locaboo_roles anlegen. Es legt die Rolle in Locaboo fest. Mögliche Werte u. a.: user, customer (alle Frontend-Typen), sowie weitere im Manager verfügbare Rollen. Optional: für die Rolle customer locaboo_group mit dem Namen der Kundengruppe für die Zuordnung.
2. In Locaboo: Einstellungen → Integrationen → SAML2 – Single Sign-On Service – Entity-ID, Single Sign-on URL, optional Single Logout URL, x509-Zertifikat (vollständiger Zertifikatstext) vom IdP eintragen.
3. SAML2-Anmeldung aktivieren (Checkbox), speichern. Anschließend metadata.xml herunterladen und die IdP-Konfiguration abschließen. Optional: signierte Anfragen; dafür Zertifikatstext in Locaboo hinterlegen und das öffentliche Server-Zertifikat von Locaboo für den IdP nutzen.
4. Test – Nach Freigabe durch den Administrator: auf der Anmeldeseite SSO-Anmeldung. Pflichtattribute: E-Mail (email), Vorname (first_name), Nachname (last_name).

Weitere Funktionen (SAML2):

• Nutzer können vollständig über den SSO-Anbieter verwaltet werden.
• Profil (Vorname, Nachname, E-Mail) wird bei Änderungen am IdP in Locaboo aktualisiert.
• Neue Nutzer werden nach erster SSO-Anmeldung angelegt, falls noch nicht vorhanden.
• Bestehende Locaboo-Nutzer werden erkannt und können per SSO weiter genutzt werden.

Microsoft Azure AD

Allgemeine SAML2-Hintergründe siehe oben. Für Microsoft Entra ID (Azure AD) in etwa:

1. Bei Microsoft Azure anmelden → Alle Dienste → Microsoft Entra ID (ehem. Azure Active Directory).
2. Unternehmensanwendungen → Neue Anwendung → Eigene Anwendung erstellen (Name z. B. „Locaboo“) → Erstellen.
3. Einmaliges Anmelden → SAML → Erste Schritte. Die metadata.xml aus Locaboo (Einstellungen → Integrationen → SSO-Bereich) hochladen.
4. In Azure notieren und in Locaboo eintragen: Anmelde-URL = Single Sign-on URL, Microsoft Entra-Identifier = Entity ID, Abmelde-URL = optional Single Logout URL.
5. Das Base64-Zertifikat herunterladen und den Inhalt in Locaboo im SSO-Bereich einfügen.
6. Unter Attribute und Ansprüche das Mapping für first_name, last_name, locaboo_roles und optional locaboo_group setzen. Beispiel Kunde der Gruppe „intern“: first_name = Max, last_name = Mustermann, locaboo_roles = customer, locaboo_group = intern. Fehlen Standardansprüche: Neuen Anspruch hinzufügen – z. B. givenname-Anspruch, Feld Name auf first_name setzen, Namespace leer, speichern; weitere Attribute analog.
7. Benutzer und Gruppen zuweisen.

Technische Rückfragen: support@locaboo.com.

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Outlook

Die Outlook-Anbindung ist in der Beta; nicht alle Funktionen sind final. Freischaltung über das Support-Team.

Die Integration verbindet Microsoft Outlook mit Locaboo und synchronisiert Buchungen bzw. Termine in Richtung Outlook-Kalender (Zuordnung zu Ressourcen).

Nach Freischaltung:

1. Einstellungen → Integrationen → Outlook → Outlook verbinden – Microsoft-Anmeldung und Berechtigungen für den Zugriff auf Outlook-Daten erteilen.
2. Kalender zuordnen – Locaboo-Ressourcen den gewünschten Outlook-Kalendern zuweisen.
3. Synchronisation – Neue Buchungen der zugeordneten Ressource werden in den Outlook-Kalender übernommen (nur Locaboo → Outlook, Änderungen in Outlook werden nicht nach Locaboo zurückgespielt).
4. Trennen – Trennen beendet die Verbindung; danach keine neue Übertragung.

Hinweise: Im Anmelde-Popup kann die App vorübergehend als nicht verifiziert erscheinen (Verifizierung seitens Microsoft läuft). Es wird nur Locaboo → Outlook unterstützt.

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Buchhaltungs- und Finanzsysteme (HKR-Systeme)

Locaboo bietet Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen. Die Anbindung ist GoBD-konform und berücksichtigt das Umsatzsteuerrecht für Kommunen (§ 2b UStG). Ein Testat für Kassenführung oder Kassenprüfung ist nicht erforderlich.

Typischer Ablauf (mit Locaboo):

1. Stammdaten in Locaboo und im Zielsystem abstimmen (Kostenstellen, Sachkonten, Steuerkennzeichen).
2. Integration unter Einstellungen > Integrationen bzw. Add-On Finanzschnittstellen gemäß Vereinbarung konfigurieren.
3. Testexport / Verprobung, danach Produktivbetrieb.

Details und Systeme (SAP, AKDB, u. a.): Add-On Finanzschnittstellen und Ihr Locaboo-Ansprechpartner.

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API

Externe Systeme greifen per REST-API auf Locaboo zu.

API-Beschreibung

Öffentliche Endpunkte und Aufrufe: app.locaboo.com/api-reference.html

Secret Key

1. In Locaboo rechts oben auf den Namen klicken → Menü Konto.
2. In der rechten Spalte den Abschnitt API-Zugriffsdaten öffnen – dort den Secret Key für die API.
3. Verwendung des Keys wie in der API-Referenz beschrieben.

Fragen zur API: support@locaboo.com

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Weitere Integrationen

Integration	Kurzbeschreibung
iCalendar-Export	Unter Einstellungen > Kalender die sichere iCal-Verbindung aktivieren.
CSV-Import/Export	Import / Export – Kundendaten per CSV; Beispieldateien verwenden.

SPF

Locaboo versendet E-Mail über einen spezialisierten Dienstleister (Standort Deutschland). Wenn Sie E-Mails über Ihre eigene Domain versenden möchten, ist ein SPF-DNS-Eintrag nötig.

Einrichtung: Kontaktieren Sie support@locaboo.com – Sie erhalten die passenden SPF-Angaben für Ihre Domain.

Alternative: Versand über einen eigenen SMTP-Server ist möglich (ebenfalls mit Locaboo abstimmen).

2D-Karten

2D-Karten binden interaktive Gebäude- oder Lagepläne in die Buchungsplattform ein (Orientierung, Wege, ggf. Ebenen). Die genaue Einrichtung (Dateiformate, Hotspots, Zuordnung zu Ressourcen) hängt von Ihrer Locaboo-Konfiguration ab und wird im Bereich Integrationen bzw. Plattform-/Widget-Einstellungen geführt.

Hinweis: Details zur Umsetzung besprechen Sie mit Ihrem Locaboo-Ansprechpartner oder dem Support, falls die Oberfläche bei Ihnen abweicht.