Buchung

Unter Einstellungen > Buchung finden Sie Einstellungen, die das Buchungsverhalten steuern. Die Einstellungen verteilen sich auf sechs Reiter: Allgemeines (↗ öffnen), Storno (↗ öffnen), Check-In (↗ öffnen), Vorlaufzeit (↗ öffnen), Tickets (↗ öffnen) und Datenschutz (↗ öffnen).

Allgemeine Buchungseinstellungen

Auf dem Reiter Allgemeines finden Sie folgende Gruppen:

Allgemeine Einstellungen

Einstellung	Beschreibung
Kunden E-Mail bei Buchung verhindern	Es werden keinerlei Kunden-E-Mails im Buchungs-Kontext versendet (Bestätigung, Bearbeitung, Storno, Erinnerungen etc.).
Rechnung an den Kunden per E-Mail versenden (vom Buchungswidget)	Buchungen aus einem Widget lösen automatisch den Rechnungsversand per E-Mail an den Kunden aus.
Deaktivieren des Zahlungslinks in der Buchungs-Bestätigungs-Mail	Entfernt den „Jetzt bezahlen”-Link aus der Buchungs-Bestätigungs-Mail.
Buchungs-Sidebar-Einstellung „Buchung in Widgets angezeigt” verwenden	Override-Modus: Statt des globalen Defaults wird der pro Buchung in der Buchungs-Sidebar gesetzte Wert für die Widget-Sichtbarkeit verwendet.
Standardmäßig „Buchung in Widgets anzeigen” aktivieren	Neue Buchungen sind in den Buchungs-Widgets per Default sichtbar. Wenn deaktiviert, muss die Sichtbarkeit pro Buchung manuell eingestellt werden.
Standardmäßig „Im Foyer-Widget anzeigen” aktivieren	Neue Buchungen erscheinen per Default im Foyer-/Eingangshallen-Display.
Sichtbarkeitseinstellungen für individuelle Felder werden mit „UND” verknüpft	Mehrere Sichtbarkeitsbedingungen eines individuellen Feldes müssen alle erfüllt sein (UND statt ODER).

Preis-Einstellungen

Einstellung	Beschreibung
Preise deaktiviert	Preise werden intern und extern komplett ausgeblendet (z. B. wenn Sie kostenfrei arbeiten).
Preis für Kunden deaktiviert	Preise sind nur intern sichtbar; Kunden sehen in Widgets und auf der Plattform keine Preise.
Preisinformationen in Buchungsinformationen per E-Mail versenden	Buchungs-Info-Mails enthalten den Buchungspreis. Sonst werden Preise nur über die Rechnung kommuniziert.

Einstellung	Beschreibung
Rechnungserstellung aus Widget deaktivieren	Kunden lösen im Widget-Checkout keine Rechnung aus; die Abrechnung läuft intern.
Buchungsanfrage bei Konflikt für Kunden im Widget erlauben	Standardmäßig deaktiviert. Wenn aktiviert, dürfen Kunden trotz Konflikten (z. B. Sperrzeit oder Überschneidung) eine Buchungsanfrage stellen. Diese landet als Konfliktanfrage beim Manager.
Kunden erlauben Konflikte bei der Buchung im Widget zu überspringen	Bei Mehrfach- oder Serienbuchungen kann der Kunde die konfliktbehafteten Termine abwählen und die konfliktfreien Termine trotzdem absenden. Das Abwählen ist nur über diese Option möglich.
Registerkarte „Kommunikation” in Widgets deaktivieren	Versteckt den Reiter „Kommunikation” in der Buchungs-Sidebar der Widgets.
Kommentar-Möglichkeit für Kunden im Checkout aktivieren	Aktiviert ein Freitext-Kommentarfeld im Buchungs-Checkout der Widgets.
Bezeichnung des Checkout-Kommentarfeldes	Eigene Beschriftung des aktivierten Kommentarfeldes (z. B. „Anmerkungen zur Buchung”, „Hinweise für die Verwaltung”).

Bei aktivierten Konfliktanfragen kann der Manager die Konflikte lösen: „Speichern und Konflikt entfernen” oder „Buchungsinstanz löschen”.

Pflichtfeld-Einstellungen

Einstellung	Beschreibung
Titel als Pflichtfeld für Manager/Benutzer	Interne Buchungen (im Kalender, durch Mitarbeiter angelegt) müssen einen Titel haben.
Titel als Pflichtfeld für Kunden	Buchungen über Widgets oder die Buchungsplattform müssen einen Titel haben.

Bearbeitung durch Kunden

Einstellung	Beschreibung
Bearbeiten von „kostenlosen” Buchungen erlauben	Kunden dürfen Buchungen ohne Preis nachträglich über die Plattform ändern.
Bearbeiten von „Nicht abgerechneten” Buchungen erlauben	Kunden dürfen Buchungen nachträglich ändern, solange noch keine Rechnung erstellt wurde.
Nachträgliches Bearbeiten von individuellen Feldern erlauben	Kunden dürfen die Werte individueller Felder noch nach Ende der Buchung anpassen (z. B. Teilnehmerzahl nachtragen).

Stornobedingungen

Legen Sie fest, ob und unter welchen Bedingungen Kunden Buchungen stornieren dürfen. Die Stornobedingungen können pro Ressource und Kundengruppe differenziert werden.

Einstellung	Beschreibung
Stornierung erlauben	Grundsätzlich erlauben oder verbieten.
Staffelung	Zeitabhängige Stornogebühren definieren – mehrere Stufen je nach Vorlaufzeit.
Gebührenart	Fester Betrag oder Prozentsatz des Buchungspreises.

Kunden sehen die anfallende Stornogebühr vor der Bestätigung. Storno-Rechnungen werden automatisch erstellt.

Stornogebühren konfigurieren

Die Stornogebühren werden als gestaffelte Regeln definiert. Je näher der Stornozeitpunkt am Veranstaltungsbeginn liegt, desto höher kann die Gebühr ausfallen.

Beispiel einer typischen Staffelung:

Stornierung bis	Gebühr
Mehr als 14 Tage vor Beginn	Kostenfrei (0 %)
3–14 Tage vor Beginn	50 % des Buchungspreises
Weniger als 3 Tage vor Beginn	100 % des Buchungspreises

Differenzierung nach Ressource und Kundengruppe

Sie können unterschiedliche Stornoregeln für verschiedene Kombinationen erstellen:

Vereine stornieren kostenfrei bis 48 Stunden vorher
Privat/gewerblich zahlen ab 7 Tagen vorher 50 % Stornogebühr
Schulen können jederzeit kostenfrei stornieren

Kundenstornierung auf der Plattform

Wenn die Kundenstornierung aktiviert ist, können Kunden über ihr Kundenkonto auf der Buchungsplattform eigene Buchungen selbst stornieren. Die Stornofristen und -gebühren greifen automatisch. Der Kunde sieht vor der Bestätigung die anfallende Gebühr.

Stornierung von Serienbuchungen

Bei Serienbuchungen (z. B. innerhalb einer Saison) können einzelne Termine storniert werden, ohne die gesamte Serie zu beenden. Öffnen Sie die Buchung im Kalender, wählen Sie den Termin aus und ändern Sie seinen Status auf Storniert. Die restlichen Termine bleiben unverändert.

Check-In

Im Reiter Check-In aktivieren Sie die Check-In-Funktion für Ressourcen. Kunden können sich per QR-Code, Short-URL oder NFC-Chip beim Betreten einer Ressource einchecken. Die tatsächliche Auslastung wird in den Statistiken ausgewertet.

Tickets

Aktivieren Sie unter Tickets die Ticketfunktion, um Kunden bei der Buchungsbestätigung ein Ticket mit QR-Code als PDF per E-Mail zuzusenden. Kunden können das Ticket auch in ihrem Kundenkonto unter Meine Buchungen herunterladen.