Aufgaben & Aufgaben-Templates

Zusammenfassung

Mit Aufgaben können Sie Arbeitsaufträge direkt in Locaboo erfassen, zuweisen und nachverfolgen. Jede Aufgabe ist immer mit einem konkreten Objekt verknüpft – z. B. einer Ressource, einem Inventar, einem Vertrag oder einer Buchung. So bleiben Vorbereitungen, Nacharbeiten und To-dos genau dort sichtbar, wo sie gebraucht werden. Aufgaben-Templates ermöglichen das Speichern wiederkehrender Aufgabenpakete als Vorlage, die mit wenigen Klicks angewendet werden können.

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Aufgaben

Überblick

Aufgaben sind kontextbezogene Arbeitsaufträge, die Sie in Locaboo an verschiedenen Stellen anlegen können. Jede Aufgabe gehört immer zu einer bestimmten Entität – sie kann nicht frei ohne Bezug erstellt werden.

Typische Beispiele:

• Technik vorbereiten
• Material bestellen
• Vertrag prüfen
• Bestuhlung aufbauen
• Rückfragen zu einer Buchung klären

Unterstützte Bereiche

Aufgaben können mit folgenden Entitätstypen verknüpft sein:

Bereich	Beschreibung
Ressourcen	Aufgaben im Zusammenhang mit Raum- oder Platzverwaltung
Inventar	Materialbereitstellung, Prüfung, Wartung
Services	Dienstleistungsbezogene Vorbereitungen
Seminare	Organisatorische Aufgaben für Kurse und Schulungen
Verträge	Vertragsprüfungen und -nachverfolgung
Buchungen	Buchungsbezogene Vor- und Nachbereitung
Events	Veranstaltungsplanung und -durchführung

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Zentrale Aufgabenliste

Über das Aufgaben-Symbol oben rechts in der Navigation gelangen Sie in die zentrale Aufgabenliste. Dort sehen Sie alle Aufgaben Ihrer Organisation an einem Ort.

In der zentralen Aufgabenliste können Sie:

• Alle Aufgaben überblicken
• Nach Titel oder Beschreibung suchen
• Nach Status filtern
• Nach verantwortlicher Person filtern
• Nach Objekttyp filtern
• Aufgaben als erledigt markieren
• Aufgaben bearbeiten oder löschen

Hinweis

In der zentralen Aufgabenliste können keine neuen Aufgaben erstellt werden. Sie dient ausschließlich der Übersicht und Bearbeitung bestehender Aufgaben.

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Aufgaben innerhalb einer Entität

Zusätzlich zur zentralen Übersicht gibt es in den Detailansichten vieler Objekte einen eigenen Bereich Aufgaben. Dort sehen Sie nur die Aufgaben, die zu genau diesem Objekt gehören.

Innerhalb dieser Ansicht können Sie:

• Aufgaben durchsuchen
• Nach Status und verantwortlicher Person filtern
• Neue Aufgaben anlegen
• Bestehende Aufgaben bearbeiten
• Aufgaben als erledigt markieren
• Alle Aufgaben in einer erweiterten Ansicht anzeigen

Falls für das aktuelle Objekt noch keine Aufgaben vorhanden sind, erscheint eine leere Ansicht mit einem entsprechenden Hinweis.

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Neue Aufgabe anlegen

Neue Aufgaben können Sie direkt innerhalb eines Objekts anlegen:

1. Öffnen Sie die Detailansicht des gewünschten Objekts (z. B. Ressource, Event, Buchung).
2. Wechseln Sie in den Bereich Aufgaben.
3. Klicken Sie auf + Aufgabe hinzufügen.
4. Tragen Sie die gewünschten Informationen ein.
5. Speichern Sie die Aufgabe.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Titel	Ja	Bezeichnung der Aufgabe
Beschreibung	Nein	Zusätzliche Details oder Anweisungen
Fälligkeitsdatum	Nein	Gewünschtes Erledigungsdatum
Verantwortliche Person	Nein	Zugewiesener Bearbeiter

Die Aufgabe wird automatisch mit dem aktuell geöffneten Objekt verknüpft.

Tipp

Mit Aufgaben-Templates (siehe unten) können Sie mehrere vorbereitete Aufgaben mit einem Klick hinzufügen.

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Aufgaben als erledigt markieren

Jede Aufgabe besitzt ein Kontrollkästchen. Wenn Sie dieses anklicken, wird die Aufgabe direkt als erledigt markiert.

Erledigte Aufgaben:

• Verschwinden aus der Standard-Aufgabenansicht
• Bleiben über den Filter „abgeschlossene Aufgaben” erreichbar
• Sind optisch als abgeschlossen gekennzeichnet
• Können bei Bedarf wieder auf offen gesetzt werden

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Aufgabe bearbeiten

Öffnen Sie das Aktionsmenü (Drei-Punkte-Menü) neben der Aufgabe und wählen Sie Bearbeiten, um Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum oder verantwortliche Person zu ändern.

Aufgabe löschen

Über dasselbe Aktionsmenü können Sie Löschen auswählen. Vor dem Löschen erscheint eine Sicherheitsabfrage.

Hinweis

Gelöschte Aufgaben können nicht wiederhergestellt werden.

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Aufgaben in der Buchungs-Sidebar

In der kompakten Aufgabenansicht der Buchungs-Sidebar finden Sie den Link Alle Aufgaben anzeigen. Damit öffnen Sie eine erweiterte Ansicht mit vollständiger Tabelle, in der Sie ebenfalls Aufgaben hinzufügen, bearbeiten, löschen und als erledigt markieren können.

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Besonderheiten bei Buchungen

Bei Buchungen gelten einige zusätzliche Regeln:

• Aufgaben beziehen sich nicht auf eine Buchung insgesamt, sondern auf eine konkrete Buchungsinstanz. Das ist besonders bei wiederkehrenden Buchungen wichtig.
• Aufgaben sind nur für bestehende Buchungen im Bearbeitungsmodus sichtbar.
• Beim Duplizieren einer Buchung werden Aufgaben nicht übernommen.
• Bei Änderungen von wiederkehrenden Buchungen können Aufgaben gelöscht werden, falls sich Datum und Uhrzeit der Buchungsinstanz ändern – es erscheint ein Warnhinweis.

In der Aufgabenansicht einer Buchung wird zusätzlich angezeigt, auf welchen konkreten Termin sich die Aufgaben beziehen (Datum, Uhrzeit und Ressource).

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Aufgaben-Templates

Überblick

Mit Aufgaben-Templates können Sie wiederkehrende Aufgabenpakete als Vorlage speichern und mit wenigen Klicks anwenden. So erstellen Sie mehrere Aufgaben auf einmal und sorgen für einheitliche Abläufe.

Jede Aufgabe innerhalb eines Templates kann enthalten:

• Titel der Aufgabe
• Beschreibung (optional)
• Zuständige Person (optional)

Wenn Sie ein Template anwenden, wird aus jedem Eintrag im Template automatisch eine eigene Aufgabe erstellt.

Wann sind Aufgaben-Templates sinnvoll?

Aufgaben-Templates helfen besonders bei wiederkehrenden Prozessen:

Anwendungsfall	Beispiel
Event-Vorbereitung	Checkliste für Technik, Catering, Dekoration
Bühnenaufbau	Aufbauschritte mit Verantwortlichkeiten
Prüf- und Kontrolllisten	Sicherheitschecks vor Veranstaltungen
Standardaufgaben	Reinigung, Schlüsselübergabe, Dokumentation

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Wichtige Hinweise

• Entitätsspezifisch: Ein Template für Events ist nur bei Events verfügbar, ein Template für Ressourcen nur bei Ressourcen usw.
• Organisationsweit sichtbar: Alle Nutzer derselben Organisation können die Templates des jeweiligen Entitätstyps sehen und verwenden.
• Kein Fälligkeitsdatum im Template: Beim Anwenden erhalten alle neu erstellten Aufgaben automatisch das aktuelle Datum als Fälligkeitsdatum.
• Keine Rückwirkung: Änderungen an einem Template wirken sich nicht auf bereits erstellte Aufgaben aus.

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Unterstützte Bereiche

Aufgaben-Templates können für dieselben Entitätstypen wie Aufgaben verwendet werden:

• Ressource
• Event
• Vertrag
• Inventar
• Service
• Buchung

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Neues Aufgaben-Template erstellen

1. Öffnen Sie das Aufgabenboard eines Elements (z. B. Event oder Ressource).
2. Klicken Sie beim Button Neu auf den kleinen Pfeil rechts.
3. Wählen Sie Neues Template aus.
4. Geben Sie einen Template-Namen ein.
5. Klicken Sie auf + Aufgabe, um einen neuen Template-Eintrag hinzuzufügen.
6. Erfassen Sie pro Eintrag:
   • Titel der Aufgabe
   • Optional eine Beschreibung
   • Optional eine zuständige Person
7. Fügen Sie bei Bedarf weitere Aufgaben hinzu.
8. Klicken Sie auf Template erstellen.

Hinweis

Ein Template muss mindestens eine Aufgabe enthalten, damit es gespeichert werden kann.

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Aufgaben-Template anwenden

1. Öffnen Sie das Aufgabenboard der gewünschten Entität.
2. Klicken Sie rechts im Neu-Button auf den Pfeil.
3. Wählen Sie das gewünschte Template aus der Liste.
4. Prüfen Sie die Bestätigung mit der Übersicht der enthaltenen Aufgaben.
5. Klicken Sie auf Template anwenden.

Anschließend werden alle Aufgaben aus dem Template sofort im Aufgabenboard erstellt. Titel, Beschreibung und zuständige Person werden übernommen. Die Reihenfolge der Aufgaben entspricht der Reihenfolge im Template.

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Template bearbeiten

Sie können bestehende Templates jederzeit anpassen:

1. Öffnen Sie das Aufgabenboard.
2. Klicken Sie im Neu-Button auf den Pfeil.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Template.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
5. Wählen Sie Bearbeiten.
6. Passen Sie Namen, Aufgaben, Beschreibungen oder Zuständigkeiten an.
7. Speichern Sie die Änderungen.

Bereits erstellte Aufgaben bleiben unverändert – nur zukünftige Anwendungen des Templates nutzen die neue Version.

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Template löschen

1. Öffnen Sie das Aufgabenboard.
2. Klicken Sie beim Neu-Button auf den Pfeil.
3. Fahren Sie mit der Maus über das gewünschte Template.
4. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü.
5. Klicken Sie auf Löschen.
6. Bestätigen Sie den Löschvorgang.

Das Löschen eines Templates entfernt nur die Vorlage. Bereits daraus erstellte Aufgaben bleiben bestehen.

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Templates sortieren

Sie können die Reihenfolge Ihrer Templates per Drag-and-Drop individuell festlegen:

1. Öffnen Sie die Template-Liste über den Pfeil im Neu-Button.
2. Ziehen Sie ein Template am Ziehpunkt an die gewünschte Position.
3. Lassen Sie es los.

Die neue Reihenfolge wird automatisch gespeichert und gilt für alle Nutzer Ihrer Organisation innerhalb dieses Entitätstyps.

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Aufbau des „Neu”-Buttons

Der Button ist zweigeteilt:

Bereich	Funktion
Linke Seite „Neu”	Öffnet die normale Anlage einer einzelnen Aufgabe
Rechte Seite mit Pfeil	Öffnet die Liste der verfügbaren Aufgaben-Templates

So können Sie flexibel entscheiden, ob Sie eine einzelne Aufgabe oder direkt mehrere Aufgaben über ein Template erstellen möchten.