Rechnung

Unter Einstellungen > Rechnung konfigurieren Sie alle Einstellungen rund um Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Stornorechnungen. Die Einstellungen verteilen sich auf mehrere Reiter: Präfixe & Nummernkreise (↗ öffnen), Erweiterte Einstellungen (↗ öffnen), Finanzeinstellungen (↗ öffnen), Hintergründe (↗ öffnen) und Automatischer Rechnungsversand (↗ öffnen).

Präfixe & Nummernkreise

Für jeden Dokumenttyp legen Sie ein Präfix und eine Startnummer fest:

Dokumenttyp	Beispiel Präfix	Beschreibung
Rechnung	RE-	Fortlaufende Nummern für Rechnungen
Angebot	AG-	Fortlaufende Nummern für Angebote
Auftragsbestätigung	AB-	Fortlaufende Nummern für Auftragsbestätigungen
Stornorechnung	SR-	Fortlaufende Nummern für Stornorechnungen

Jeder Dokumenttyp hat ein eigenes Feld für das Präfix und die Startnummer. Die Nummerierung läuft jeweils fortlaufend und wird automatisch hochgezählt. Rechnungsnummern können nicht auf einen niedrigeren Wert als die zuletzt vergebene Rechnungsnummer gesetzt werden.

Rechnungsnummer zum Jahreswechsel anpassen

Die Rechnungsnummerierung läuft fortlaufend und wird nicht automatisch zum Jahreswechsel zurückgesetzt. Wenn Sie jedes Jahr mit einer neuen Nummerierung beginnen möchten, passen Sie zum Jahresstart die Startnummer manuell an. Das Präfix können Sie z. B. mit einer Jahreszahl versehen (z. B. RE-2026-), um Rechnungen eindeutig einem Jahr zuzuordnen.

Erweiterte Einstellungen

Erweiterte Rechnungseinstellungen: BCC, Bezeichnungen und Darstellungsoptionen

Hier passen Sie die Darstellung und den Inhalt Ihrer Dokumente im Detail an.

BCC E-Mail-Adressen

Einstellung	Beschreibung
BCC E-Mail-Adressen für Rechnungen	E-Mail-Adressen, die bei jedem Rechnungsversand eine Blindkopie erhalten (z. B. Ihre Buchhaltung).
BCC E-Mail-Adressen für Angebote	E-Mail-Adressen, die bei jedem Angebotsversand eine Blindkopie erhalten.

Dokumentbezeichnungen

Hier passen Sie die Bezeichnungen an, die auf Ihren Dokumenten und in der Benutzeroberfläche erscheinen. Für jeden Dokumenttyp gibt es die Singular- und die Pluralform:

Dokumenttyp	Singular (Standard)	Plural (Standard)
Rechnung	Rechnung	Rechnungen
Angebot	Angebot	Angebote
Stornorechnung	Stornorechnung	Stornorechnungen
Auftragsbestätigung	Auftragsbestätigung	Auftragsbestätigungen

Darstellungsoptionen

Diese Optionen steuern, welche Informationen auf Ihren Dokumenten erscheinen und wie sie dargestellt werden.

Einstellung	Beschreibung
Stundenanzahl in der Buchungs-Zusammenfassung anzeigen	Zeigt die gebuchten Stunden in der Zusammenfassung auf dem Dokument.
Zusammenfassung aller Buchungen anzeigen	Fügt eine Gesamtübersicht aller Buchungen zum Dokument hinzu.
Tarif anstatt Stundenanzahl anzeigen	Wenn aktiviert, werden auf dem Dokument die Tarifeinheiten anstelle der Stundenanzahl angezeigt.
Nullabrechnung erlauben	Ermöglicht das Erstellen von Rechnungen mit einem Betrag von 0 €.
Wochentage auf Rechnungen anzeigen	Zeigt den Wochentag neben dem Buchungsdatum auf der Rechnung an.
Spalten für Buchungsdaten auswählen	Bestimmt, welche Spalten in der Buchungsübersicht auf Dokumenten angezeigt werden (z. B. Datum, Ressource, Dauer).

Zahlung & Layout

Diese Einstellungen betreffen Zahlungsmöglichkeiten und das Seitenlayout Ihrer Dokumente.

Einstellung	Beschreibung
Onlinezahlung für Rechnungen aktivieren	Ermöglicht es Kunden, Rechnungen direkt online zu bezahlen. Voraussetzung: Es müssen Zahlungsmethoden in den Einstellungen hinterlegt sein.
Seitenumbruch nach Sektion aktivieren	Fügt nach jeder Sektion (z. B. pro Ressource) einen Seitenumbruch ein, damit Buchungen unterschiedlicher Ressourcen auf eigenen Seiten erscheinen.
Seitenzahlen für Dokumente deaktivieren	Blendet die Seitennummerierung auf Dokumenten aus.
Fälligkeitsdatum der Rechnung anzeigen	Zeigt das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung. Über das Feld Fälligkeitstage legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die Rechnung fällig wird (Standard: 30 Tage).
Mehrere Dokumente pro Buchung zulassen	Erlaubt es, für eine Buchung mehrere separate Rechnungen oder Dokumente zu erstellen.

Buchungszeichen vs. Rechnungsnummer

Wenn unter Finanzeinstellungen das Buchungszeichen aktiviert ist, ersetzt dieses die Rechnungsnummer auf allen Dokumenten und in der gesamten Benutzeroberfläche. Die Bezeichnung „Rechnungsnummer” wird dann durch „Buchungszeichen” ersetzt. Um wieder die reguläre Rechnungsnummer anzuzeigen, deaktivieren Sie das Buchungszeichen oder aktivieren Sie die Option Rechnungsnummer separat neben dem Buchungszeichen darstellen.

Benutzerdefinierte Buchungsbeschreibung auf Rechnung (Legacy)

Ein Freitextfeld, um eine individuelle Beschreibung zu hinterlegen, die auf Rechnungen angezeigt wird. Dies ist eine ältere Funktion – nutzen Sie stattdessen die Einleitungs- und Schlusstexte.

Einleitungs- und Schlusstexte

Für jeden Dokumenttyp können Sie einen Einleitungstext (erscheint oben auf dem Dokument) und einen Schlusstext (erscheint am Ende des Dokuments) hinterlegen. Die Texte können über den integrierten Rich-Text-Editor formatiert werden.

Textfeld	Beschreibung
Einleitungstext für Rechnungen	Text, der am Anfang jeder Rechnung erscheint (z. B. „Im Folgenden erhalten Sie Ihre Abrechnung:”).
Schlusstext für Rechnungen	Text am Ende der Rechnung (z. B. Zahlungshinweise, Kontoverbindung).
Einleitungstext für Angebote	Text am Anfang jedes Angebots.
Schlusstext für Angebote	Text am Ende jedes Angebots.
Einleitungstext für Auftragsbestätigungen	Text am Anfang jeder Auftragsbestätigung.
Schlusstext für Auftragsbestätigungen	Text am Ende jeder Auftragsbestätigung.
Eingangstext für Storno-Rechnungen	Text am Anfang jeder Stornorechnung.
Schlusstext für Storno-Rechnungen	Text am Ende jeder Stornorechnung.

Position & Reihenfolge

Einstellung	Beschreibung
Position des Schlusstextes	Legt fest, ob der Schlusstext auf der ersten Seite oder der letzten Seite des Dokuments erscheint.
Reihenfolge der Buchungen auf Dokumenten	Bestimmt, ob Buchungen aufsteigend (älteste zuerst) oder absteigend (neueste zuerst) sortiert werden.

Finanzeinstellungen

Hier konfigurieren Sie Buchungszeichen, Kostenstellen und weitere buchhalterische Einstellungen für Ihre Dokumente.

Buchungszeichen

Aktivieren Sie die Checkbox Buchungszeichen aktivieren, um ein automatisches Buchungszeichen auf Ihren Dokumenten zu verwenden.

Einstellung	Beschreibung
Buchungszeichen	Vorlage für das Buchungszeichen. Verfügbare Platzhalter: `[costcentre]`, `[customerno]`, `[YY]`, `[YYYY]`, `[invoiceno]`, `[customer_account_number]`.
EpayBL Buchungsreferenznummer Prefix	Optionales Präfix für die EpayBL-Buchungsreferenznummer.
Modulo Prüfziffer an das Buchungszeichen anhängen	Hängt eine Prüfziffer an das Buchungszeichen an. Optionen: Keine, Modulo 10 oder Modulo 11.
Rechnungsnummer separat neben dem Buchungszeichen darstellen	Zeigt die Rechnungsnummer zusätzlich neben dem Buchungszeichen auf dem Dokument an.

Sachkonto & Kostenstelle

Einstellung	Beschreibung
Sachkonto aktivieren	Aktiviert das Sachkonto-Feld für Ihre Dokumente.
Kostenstelle aktivieren	Aktiviert das Kostenstellen-Feld für Ihre Dokumente.
Kostenträger	Freitextfeld für den Kostenträger.

Kaution & Stornogebühr

Für Kaution und Stornogebühr können Sie jeweils eine Abgabeart/Einnahmeart und ein Produkt hinterlegen:

Bereich	Felder
Kaution	Abgabeart/Einnahmeart, Produkt
Stornogebühr	Abgabeart/Einnahmeart, Produkt

Hintergründe

Hier hinterlegen Sie ein individuelles Rechnungspapier (z. B. mit Ihrem Briefkopf) und passen die Seitenränder an.

Individueller Hintergrund

Aktivieren Sie das Häkchen Individueller Hintergrund für Rechnungen aktivieren?, um ein eigenes Hintergrundbild für Ihre Dokumente zu verwenden.

Sie können zwei separate Hintergründe hochladen:

Bereich	Beschreibung
Rechnungs-Hintergrund ändern	Der Hintergrund für die erste Seite des Dokuments (z. B. mit vollständigem Briefkopf).
Rechnungs-Hintergrund ändern (Ab Seite 2)	Der Hintergrund für alle Folgeseiten (z. B. mit vereinfachtem Kopf).

Über die Schaltfläche Standard-Ränder setzen können Sie die Außenabstände auf die Standardwerte zurücksetzen.

Außenabstand Rechnung

Für die erste Seite und die Folgeseiten können Sie die Seitenränder separat konfigurieren (Angaben in mm, PDF-Format 210 mm × 297 mm):

Rand	Beschreibung
Links	Abstand vom linken Seitenrand
Rechts	Abstand vom rechten Seitenrand
Oben	Abstand vom oberen Seitenrand
am Ende	Abstand vom unteren Seitenrand

Unterhalb der Einstellungen sehen Sie eine Vorschau für die erste Seite und eine Vorschau (Ab Seite 2), damit Sie das Ergebnis vor dem Speichern prüfen können.

Bankverbindung, Steuernummer und Absenderadresse auf Rechnungen

Locaboo bietet keine separaten Felder für Bankverbindung, Steuernummer oder Absenderadresse auf Rechnungen. Diese Informationen hinterlegen Sie über das PDF-Hintergrundbild (Ihr Briefpapier). Gestalten Sie Ihr Briefpapier-PDF so, dass Bankdaten, Steuernummer und Absenderadresse an den gewünschten Positionen stehen, und laden Sie es als Hintergrund hoch.

Seitenzahlen und Bankdaten positionieren

Wenn Seitenzahlen oder Bankdaten verdeckt werden, passen Sie den Inhalt im PDF-Hintergrund an: Platzieren Sie die Bankdaten im Fußbereich etwas höher, damit die Seitenzahlen darunter Platz finden. Alternativ können Sie die Seitenzahlen für Dokumente deaktivieren (unter Erweiterte Einstellungen).

Automatischer Rechnungsversand

Hier richten Sie Regeln ein, nach denen Locaboo Rechnungen automatisch erstellt und versendet. Über die Schaltfläche + Hinzufügen legen Sie eine neue Regel an.

Spalte	Beschreibung
Kunden	Für welche Kunden die Regel gilt.
Kunden-Gruppen	Für welche Kundengruppen die Regel gilt.
Häufigkeit	Wie oft Rechnungen automatisch erstellt werden (z. B. monatlich oder nach Saison).
Protokoll-Emails	E-Mail-Adressen, die eine Benachrichtigung über den automatischen Versand erhalten.

Über die Schaltfläche Protokoll für automatische Rechnungen gelangen Sie zur Übersicht aller bisher automatisch erstellten und versendeten Rechnungen.