Emails

Unter Einstellungen > Emails konfigurieren Sie die automatisch versendeten E-Mails. Die Einstellungen verteilen sich auf drei Reiter: Email-Text (↗ öffnen), E-Mail-Konfiguration (↗ öffnen) und Erweiterte Email-Einstellungen (↗ öffnen).

Email-Text

Übersicht aller E-Mail-Typen mit Betreff, Kundengruppen und Ressourcen

Locaboo versendet bei verschiedenen Ereignissen automatische E-Mails an Ihre Kunden. Die Übersicht zeigt alle E-Mail-Typen mit Betreff, zugeordneten Kundengruppen und Ressourcen. Über Bearbeiten können Sie jeden Text individuell anpassen.

Über die Schaltfläche + Hinzufügen erstellen Sie eine neue individuelle Version eines E-Mail-Typs – z. B. einen eigenen Text für eine bestimmte Kundengruppe oder Ressource.

E-Mail-Typen

Locaboo unterstützt zahlreiche E-Mail-Typen, die den gesamten Buchungs-, Abrechnungs- und Registrierungsprozess abdecken.

E-Mail-Typ	Beschreibung
Buchungsanfrage-Bestätigung	Bestätigung an den Kunden, dass seine Buchungsanfrage eingegangen ist.
Buchungsbestätigung	Bestätigung einer direkt gebuchten Buchung.
Buchungs- und Buchungsanfrage-Bestätigung gleichzeitig	Bei Multi-Ressourcen-Buchungen mit unterschiedlichen Verfügbarkeitseinstellungen (Direktbuchung + Anfrage).
Buchungsanfrage genehmigen	Benachrichtigung an den Kunden, dass seine Buchungsanfrage genehmigt wurde.
Buchungsanfrage ablehnen	Benachrichtigung an den Kunden, dass seine Buchungsanfrage abgelehnt wurde.
Sonder Stornoworkflow	E-Mail bei einem speziellen Stornierungsprozess.
Bezahlbestätigung	Bestätigung über eine eingegangene Zahlung.
Stornobestätigung	Bestätigung der Stornierung einer Buchung.
Registrierungs-Bestätigung	Aufforderung an den Manager, eine Kundenregistrierung zu bestätigen.
Passwort vergessen	E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts.
Buchung erstellt von Benutzer/Manager	Benachrichtigung an den Kunden, wenn ein Benutzer oder Manager eine Buchung in seinem Namen erstellt hat.
Buchung bearbeitet von Kunde/Mitarbeiter/Benutzer/Manager	Benachrichtigung über Änderungen an einer bestehenden Buchung.
Einladung für Kunden	Einladungs-E-Mail für neue Kunden zur Registrierung auf der Plattform.
Einladung für Personen	Einladungs-E-Mail für Personen (z. B. Trainer, Dozenten).
Einladung für Benutzer	Einladungs-E-Mail für verwaltende Benutzer.
Einladung für Dienstleister	Einladungs-E-Mail für Dienstleister.
Rechnung	E-Mail mit der Rechnung im Anhang.
Teilnehmer-Rechnung	E-Mail mit der Teilnehmer-Rechnung im Anhang.
Angebot versenden	E-Mail mit einem Angebot im Anhang.
Auftragsbestätigung versenden	E-Mail mit einer Auftragsbestätigung im Anhang.
Stornorechnung senden	E-Mail mit einer Stornorechnung im Anhang.
Anzahlungs-/Kautionsrechnung senden	E-Mail mit einer Anzahlungs- oder Kautionsrechnung im Anhang.
Teilnehmerbuchung Bestätigung	Buchungsbestätigung für Teilnehmer (Add-On Seminare & Kurse).
Teilnehmer Stornierungsbestätigung	Bestätigung über die Stornierung einer Teilnahme.
Teilnehmerbestätigung für Warteliste	Bestätigung über die Aufnahme auf eine Warteliste.
Teilnehmer Check-In Status Änderung	Benachrichtigung bei Änderung des Check-In-Status eines Teilnehmers.
Vertrag senden	E-Mail mit einem Vertrag im Anhang (Add-On Vertragsmanager).
Zahlung abgelaufen	Benachrichtigung, wenn eine Online-Zahlung fehlgeschlagen ist.
Check-In für Buchung	Bestätigung eines Check-Ins.
Bestätigung der Schadensmeldung	Benachrichtigung über eine eingegangene Schadensmeldung.
Anfrage zur Kundenregistrierung genehmigt	Benachrichtigung an den Kunden, dass seine Registrierung genehmigt wurde.
Anfrage zur Kundenregistrierung abgelehnt	Benachrichtigung an den Kunden, dass seine Registrierung abgelehnt wurde.
Bestätigung Anfrage zur Kundenregistrierung	Aufforderung an den Manager, eine Kundenregistrierung zu prüfen.
PIN-Email für Zugangsberechtigung (Digitale Türschlösser)	PIN-Code für den Zugang über digitale Türschlösser (z. B. Tapkey).

Individualisierung nach Kundengruppe und Ressource

Für jeden E-Mail-Typ können Sie individuelle Texte erstellen, die nach Kundengruppe und/oder Ressource differenziert sind. So erhalten z. B. Vereine andere Bestätigungstexte als Privatpersonen.

Bei Multi-Ressourcen-Buchungen wird der Text der ersten Ressource verwendet.

Standard-Texte

Die Standard-Texte können bearbeitet, aber nicht gelöscht werden. Sie dienen als Fallback, wenn kein individueller Text für die jeweilige Kundengruppe/Ressource-Kombination hinterlegt ist.

Platzhalter

In E-Mail-Texten können Sie Platzhalter verwenden, die beim Versand automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt werden:

Platzhalter	Beschreibung
`{SALUTATION}`	Anrede des Kunden
`{FIRSTNAME}`	Vorname des Kunden
`{LASTNAME}`	Nachname des Kunden
`{EMAIL}`	E-Mail-Adresse des Kunden
`{COMPANY}`	Unternehmensname des Kunden
`{BOOKEDDATE}`	Buchungsdatum
`{BOOKINGDATETIME}`	Buchungsdatum und -uhrzeit
`{BOOKINGTITLE}`	Titel der Buchung
`{MANAGERCOMPANY}`	Ihr Unternehmensname
`{INVOICENUMBER}`	Rechnungsnummer
`{CONTRACTNUMBER}`	Vertragsnummer

E-Mail-Konfiguration

Hier können Sie den E-Mail-Versand technisch anpassen.

Antwort-auf

Legt die E-Mail-Adresse fest, an die Antworten auf automatische E-Mails gesendet werden. Standardmäßig wird die E-Mail-Adresse des eingeloggten Accounts verwendet.

Individuelle E-Mail-Adresse

Aktivieren Sie Individuelle Email-Adresse verwenden?, um E-Mails über Ihren eigenen SMTP-Server zu versenden, anstatt über den Standard-Absender von Locaboo.

Einstellung	Beschreibung
Absender E-Mail	Die E-Mail-Adresse, die als Absender angezeigt wird. Standard: `Locaboo
SMTP Host	Hostname Ihres SMTP-Servers (z. B. `smtp.meinserver.de`).
Port	Port des SMTP-Servers (z. B. 587 für TLS).
Benutzername	Benutzername für die SMTP-Authentifizierung.
Passwort	Passwort für die SMTP-Authentifizierung.
Authentifizierung verwenden?	Aktiviert die Authentifizierung beim SMTP-Server.
TLS aktivieren?	Aktiviert die TLS-Verschlüsselung für den E-Mail-Versand.
Test-Email-Empfänger	E-Mail-Adresse für den Testversand. Standard: E-Mail des eingeloggten Accounts.

Über die Schaltfläche Speichern und Senden von Test-E-Mails können Sie die Konfiguration testen.

E-Mail Fußbereich

Ein Freitextfeld für einen Fußbereich, der an alle ausgehenden E-Mails angehängt wird (z. B. Kontaktdaten, Öffnungszeiten, rechtliche Hinweise). Über das Globus-Symbol können Sie Übersetzungen hinterlegen.

Individuelles HTML-Template

Aktivieren Sie Individuelles Email-Template aktivieren?, um das Standard-HTML-Template von Locaboo durch ein eigenes zu ersetzen. Das Template wird als HTML-Code hinterlegt und bestimmt das gesamte Layout Ihrer E-Mails.

Formatierungsprobleme in E-Mails

Wenn E-Mail-Texte optisch nicht wie erwartet dargestellt werden (z. B. graue Hintergründe, unterschiedliche Schriftarten, falsche Absätze), liegt das häufig an formatiertem Text, der aus Word oder einem anderen Programm in den Editor kopiert wurde. Verschiedene E-Mail-Programme (Outlook, Gmail, Apple Mail) interpretieren HTML unterschiedlich.

So vermeiden Sie Formatierungsprobleme:

Verwenden Sie eine einheitliche Formatierung im Editor
Vermeiden Sie das Kopieren von formatiertem Text aus Word – nutzen Sie stattdessen „Einfügen als reinen Text” (Strg+Shift+V)
Verzichten Sie auf verschachtelte Listen und aufwendige Formatierungen

Erweiterte Email-Einstellungen

Hier konfigurieren Sie übergreifende E-Mail-Optionen.

Buchungsübersicht E-Mail zum Benutzer

Einstellung	Beschreibung
Always get booking overview mail	Wenn aktiviert, erhält der Benutzer bei jeder Buchung eine Übersichts-E-Mail – unabhängig davon, ob die Buchung vom Kunden oder intern erstellt wurde.

Online-Zahlungsbenachrichtigungsmail

Einstellung	Beschreibung
Immer eine Online-Zahlungsbenachrichtigung erhalten	Wenn aktiviert, erhalten Sie bei jedem Online-Zahlungseingang eine Benachrichtigungs-E-Mail.

Erinnerungs E-Mails

Steuert, ob und wann Erinnerungs-E-Mails für Buchungen versendet werden. Die Erinnerungen selbst werden unter Kommunikation > Erinnerungen konfiguriert.

Option	Beschreibung
Immer Erinnerungs-E-Mails für Buchungen senden	Erinnerungen werden für alle Buchungen versendet (Standard).
Niemals Buchungserinnerungen per E-Mail senden	Keine Erinnerungen versenden.
Nur Buchungserinnerung senden, wenn in der Buchung durch Checkbox ausgewählt	Erinnerung nur, wenn in der jeweiligen Buchung eine Checkbox dafür aktiviert wurde.
Keine Erinnerungs E-mail senden, wenn in der Buchung durch Checkbox ausgewählt	Erinnerung für alle Buchungen, außer wenn die Checkbox in der Buchung aktiviert ist.