Freigabeprozesse

Unter Einstellungen > Freigabeprozesse richten Sie mehrstufige Genehmigungsworkflows für Buchungsanfragen ein. So können Sie sicherstellen, dass Buchungsanfragen erst nach einer oder mehreren internen Freigaben genehmigt werden. ↗ In Locaboo öffnen

Wann sind Freigabeprozesse sinnvoll?

Freigabeprozesse eignen sich, wenn Buchungsanfragen nicht direkt von einer einzelnen Person genehmigt werden sollen, sondern mehrere Stellen beteiligt sind – z. B.:

• Eine Buchungsanfrage muss erst vom Hausmeister geprüft und dann vom Abteilungsleiter genehmigt werden.
• Bestimmte Ressourcen erfordern eine Freigabe durch die Verwaltung, bevor die Buchung bestätigt wird.
• Bei größeren Organisationen sollen verschiedene Zuständige in einem definierten Ablauf eingebunden werden.

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Prozess anlegen

Über die Schaltfläche + Neuen Prozess anlegen erstellen Sie einen neuen Freigabeprozess.

Einstellung	Beschreibung
Titel	Name des Freigabeprozesses (z. B. „Zweistufige Genehmigung Sporthalle”).
On Flow-Aktion	Der Ablauf der Aktionen, die nacheinander ausgeführt werden.

Über die Schaltfläche Aktion hinzufügen fügen Sie dem Prozess eine neue Aktion hinzu.

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Aktionstypen

Für jede Aktion im Prozess wählen Sie einen Typ:

Aktionstyp	Beschreibung
Anfrage senden	Sendet die Buchungsanfrage zur Genehmigung an einen bestimmten Benutzer. Der Benutzer kann die Anfrage genehmigen oder ablehnen.
E-Mail senden	Sendet eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine definierte Adresse (z. B. zur Information, ohne Genehmigungsschritt).

Aktion „Anfrage senden”

Einstellung	Beschreibung
Benutzer	Der Benutzer, der die Anfrage genehmigen oder ablehnen soll.
Cc	Optionale E-Mail-Adressen, die eine Kopie der Anfrage erhalten.
+ Option hinzufügen	Fügt weitere Benutzer als alternative Genehmiger hinzu.

Nach einer „Anfrage senden”-Aktion gibt es zwei Pfade:

• Auf Genehmigung (grün) – definiert, was bei Genehmigung als nächstes passiert (z. B. nächste Aktion im Prozess oder Abschluss).
• Auf Ablehnung (gelb) – definiert, was bei Ablehnung passiert (z. B. E-Mail an den Kunden oder Abbruch).

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Mehrstufige Prozesse

Über Aktion hinzufügen können Sie beliebig viele Aktionen hintereinander schalten. Die Aktionen werden von oben nach unten abgearbeitet:

1. Erste Aktion – z. B. „Anfrage senden” an den Hausmeister
2. Bei Genehmigung → Zweite Aktion – z. B. „Anfrage senden” an den Abteilungsleiter
3. Bei Genehmigung → Buchung wird bestätigt

Wird an einer Stelle abgelehnt, kann der Prozess abgebrochen oder eine Benachrichtigung versendet werden.

Beispiel: Zweistufige Genehmigung

1. Kunde stellt eine Buchungsanfrage über die Plattform
2. Stufe 1: Anfrage geht an den Hausmeister → prüft Verfügbarkeit → genehmigt
3. Stufe 2: Anfrage geht an die Verwaltung → prüft und genehmigt
4. Buchung wird bestätigt und der Kunde erhält die Bestätigung

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Freigabeprozess einer Verfügbarkeit zuordnen

Sobald ein Freigabeprozess angelegt ist, kann er in den Verfügbarkeiten einer Ressource zugeordnet werden. Gehen Sie dazu unter Ressourcen > Einstellungen > Verfügbarkeiten und erstellen oder bearbeiten Sie eine Verfügbarkeit:

1. Verfügbarkeit Einstellungen auf Buchungs-Anfrage setzen
2. Im Feld Freigabeprozess auswählen den gewünschten Prozess wählen
3. Ressourcen und Kunden-Gruppen zuordnen

Alle Buchungsanfragen, die über diese Verfügbarkeitsregel eingehen, durchlaufen dann automatisch den zugeordneten Freigabeprozess.

Hinweis

Freigabeprozesse greifen nur bei Buchungsanfragen – nicht bei Direktbuchungen. Stellen Sie sicher, dass die Verfügbarkeit auf „Buchungs-Anfrage” eingestellt ist.