Häufige Fragen

• Allgemein
• Benutzer & Rollen
• Ressourcen
• Buchungen
• Rechnungen
• Listenansichten
• Plattform & Widgets
• Steuern & Finanzen
• Import & Export
• Kalender & Ansichten
• Integrationen
• Verträge & Dokumente
• Check-In & Hallenbuch
• Stornierung
• Tarife & Preise
• Saisons
• Individuelle Felder
• Sonstiges

Allgemein

Welche Vorteile hat ein zweiter Locaboo-Account für unterschiedliche Usecases und Abteilungen einer Kommune?

Basierend auf unseren Erfahrungen mit anderen Kunden kann ein zweiter Account sinnvoll sein. Gründe dafür sind unter anderem:

• Separate Kunden-Datenbanken für unterschiedliche Nutzergruppen, inklusive Kommunikationsprotokollen.
• Eigene Buchungs-Plattformen für verschiedene Anwendungsfälle.
• Separate Abrechnungs- und Vertragsdatenbanken, um unterschiedliche rechtliche und organisatorische Anforderungen zu erfüllen.
• Verschiedene Rechnungs- und Vertragshintergründe oder -absender, um klare Zuständigkeiten zu gewährleisten.
• Anpassbare Grundeinstellungen und Logos für unterschiedliche Unternehmen oder Abteilungen innerhalb Ihrer Organisation.

Diese Strukturierung in mehrere Accounts kann insbesondere bei verschiedenen Fachbereichen, Datenschutzanforderungen, Usability-Aspekten und unterschiedlichen Anwendungsfällen von Vorteil sein. Zudem ermöglicht sie eine klarere Trennung bei unterschiedlichen Rechnungsabsendern, E-Mail-Versand und bei der Anwendung verschiedener AGBs und Datenschutzbestimmungen.

Was ist Ayunis und was bedeutet das für mich?

Ayunis ist das Unternehmen hinter Locaboo. Für Sie als Nutzer ändert sich nichts – Locaboo bleibt Ihre gewohnte Buchungsplattform mit dem gleichen Funktionsumfang und Support.

Wo wird Locaboo gehostet?

Locaboo wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet. Alle Daten werden in Deutschland gespeichert und verarbeitet.

Ist Locaboo DSGVO-konform?

Ja. Locaboo erfüllt die Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Weitere Informationen finden Sie unter Datenschutz.

Erfüllt Locaboo die GoBD-Anforderungen?

Ja. Locaboo unterstützt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Ist ein Testat für die Kassenführung/Kassenprüfung notwendig?

Locaboo ist kein Kassensystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Die in Locaboo erstellten Rechnungen und Belege dienen der Dokumentation, nicht der unmittelbaren Kassenführung. Ob ein Testat erforderlich ist, hängt von Ihren individuellen steuerlichen Anforderungen ab.

Unterstützt Locaboo das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)?

Locaboo arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung der Barrierefreiheit. Informationen zum aktuellen Stand erhalten Sie beim Locaboo-Support.

Wie ist die Barrierefreiheit bei Locaboo?

Locaboo orientiert sich an den WCAG-Richtlinien und verbessert die Barrierefreiheit der Plattform fortlaufend.

Benutzer & Rollen

Was ist der Unterschied zwischen Manager, Benutzer und Kunde?

Rolle	Beschreibung
Manager	Der Hauptadministrator des Accounts mit vollen Rechten.
Benutzer	Verwaltende Mitarbeiter mit konfigurierbaren Berechtigungen. Können Buchungen anlegen, Kunden verwalten und je nach Rolle auf verschiedene Bereiche zugreifen.
Kunde	Externe Personen oder Organisationen, die über die Buchungsplattform buchen. Haben eingeschränkten Zugang (nur Plattform und Kundenkonto).

Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer & Rollen.

Wie kann ich meine Zugangsdaten ändern?

Navigieren Sie zu Profil > Login & Sicherheit. Dort können Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ändern. Details unter Profileinstellungen.

Welche Richtlinie zu Passwörtern gibt es?

Locaboo setzt folgende Passwort-Anforderungen durch:

• Mindestens 8 Zeichen
• Mindestens ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe und eine Ziffer
• Sonderzeichen werden empfohlen

Wie kann ich den Manager ändern?

Der Manager-Account kann über den Locaboo-Support geändert werden. Kontaktieren Sie support@locaboo.com mit der Angabe des neuen Managers.

Ressourcen

Was ist der Unterschied zwischen Ressourcen und Ressourcenteilen?

Typ	Beschreibung
Ressource	Ein eigenständiges Vermiet-Objekt (z. B. „Dreifachsporthalle”).
Ressourcenteil	Ein Teil einer Ressource, der separat buchbar ist (z. B. „Halldrittel 1”, „Halldrittel 2”, „Halldrittel 3” einer Dreifachsporthalle).

Ressourcenteile können einzeln oder zusammen gebucht werden. Über Abhängigkeiten legen Sie fest, welche Teile zusammen oder getrennt buchbar sind.

Wie lege ich eine neue Ressource an?

Unter Ressourcen klicken Sie auf Hinzufügen und füllen die Pflichtfelder (Titel, ggf. Beschreibung und Bild) aus. Details unter Ressourcen verwalten.

Wie kann ich die Reihenfolge der Ressourcen anordnen?

In der Ressourcenübersicht können Sie die Reihenfolge per Drag & Drop ändern. Die Reihenfolge wirkt sich auf die Darstellung im Kalender und auf der Buchungsplattform aus.

Buchungen

Wo finde ich die ID einer Buchung (Buchungs-ID)?

Die Buchungs-ID finden Sie in der Buchungs-Sidebar im Detailbereich. Sie wird auch in E-Mail-Benachrichtigungen und in der Buchungsliste angezeigt.

Wie kann ich Hausmeister, Reinigung oder andere Mitarbeiter über Belegungen informieren?

Nutzen Sie die Benachrichtigungseinstellungen um Mitarbeitern automatische E-Mails bei neuen Buchungen, Änderungen oder Stornierungen zu senden. Alternativ können Sie den Kalender als ICS exportieren und in externe Kalender (Outlook, Google) einbinden.

Kann ich eine Buchung direkt über die Buchungs-ID aufrufen?

Ja. Verwenden Sie die URL https://app.locaboo.com/dashboard/calendar?booking=BUCHUNGS_ID und ersetzen Sie BUCHUNGS_ID durch die entsprechende ID.

Warum sind Buchungen nur in 15-Minuten-Schritten möglich?

Das Buchungsintervall wird unter Einstellungen > Kalender über die Zeitauswahl-Schritte festgelegt. Passen Sie den Wert an (z. B. 5 Minuten), um feinere Zeitslots zu ermöglichen.

Warum sehen Kollegen keine Entwurfs-Buchungen im Kalender?

Die Sichtbarkeit von Entwurfs- und Storno-Buchungen ist eine persönliche Kalendereinstellung. Jeder Benutzer muss über das Drei-Punkte-Menü (⋮) oben rechts im Kalender die Option Entwurf/Option aktivieren.

Kann ich parallele Buchungen ohne Konflikte zulassen?

Ja. Der Konfliktmanager kann pro Ressource deaktiviert werden. Die Einstellung finden Sie unter Ressourcen > [Ressource] > Einstellungen. Nützlich z. B. für Co-Working-Spaces oder Mehrzweckräume mit mehreren gleichzeitigen Nutzungen.

Was bedeutet der Status „Vom Kunden bestätigt”?

Dieser Status entsteht, wenn Sie eine Buchungsanfrage bearbeiten und die geänderten Details dem Kunden zur Bestätigung vorlegen. Nachdem der Kunde die Änderungen akzeptiert hat, wechselt der Status auf „Vom Kunden bestätigt”.

Warum werden Buchungen mit dem Status „Entwurf” auf der Plattform nicht angezeigt?

Buchungen mit dem Status Entwurf/Option oder Konflikt werden auf der Buchungsplattform nicht angezeigt. Wenn eine Saison noch im Status „Planung” steht, werden alle zugehörigen Buchungen als Entwurf gespeichert.

Kann ich trotz Sperrzeiten eine Buchungsanfrage ermöglichen?

Ja. Aktivieren Sie unter Einstellungen > Buchung die Option Buchungsanfrage bei Konflikt für Kunden im Widget erlauben. Alternativ nutzen Sie das Anfrageformular-Widget, das keinen Konfliktcheck durchführt.

Rechnungen

Wie kann ich meine Rechnung herunterladen?

Unter Abrechnung > Rechnungen können Sie einzelne Rechnungen als PDF herunterladen. Kunden können ihre Rechnungen im Kundenkonto unter Rechnungen herunterladen.

Wie kann ich meine Rechnungsdaten ändern?

Navigieren Sie zu Profil > Persönliche Daten und aktualisieren Sie Ihre Adressdaten. Für Kunden werden die Rechnungsdaten aus dem Kundenprofil übernommen.

Kann ich eine genehmigte Rechnung bearbeiten?

Nein. Genehmigte (freigegebene) Rechnungen können nicht mehr bearbeitet werden. Stattdessen erstellen Sie eine Stornorechnung und anschließend eine neue Rechnung.

Wie kann ich die Bezeichnung „Rechnung” flexibel umbenennen?

Unter Einstellungen > Rechnung > Erweiterte Einstellungen können Sie die Bezeichnung des Dokuments ändern (z. B. in „Gebührenbescheid” oder „Kostenerstattung”).

Ich habe Fragen zu meiner Rechnung. An wen wende ich mich?

Bei Fragen zu Rechnungen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Verwaltung oder den Locaboo-Manager Ihrer Organisation.

Warum zeigt die Rechnung 0,00 € an?

Häufige Ursachen:

• Für die Kombination aus Kundengruppe und Ressource ist kein Tarif hinterlegt.
• Die Option Preise deaktivieren ist unter Einstellungen > Buchung aktiviert.
• Es handelt sich um eine Zeitkarten-Buchung (diese erzeugen automatisch eine 0-€-Rechnung).

Kann ich Rechnungen mit dem Betrag 0 € erstellen?

Ja. Aktivieren Sie unter Einstellungen > Rechnung > Erweiterte Einstellungen die Option Nullabrechnung erlauben.

Können gelöschte Rechnungen wiederhergestellt werden?

Gelöschte Rechnungen können nicht vom Benutzer wiederhergestellt werden. Der Locaboo-Support kann bei der Wiederherstellung helfen.

Wie funktioniert die horizontale vs. vertikale Steuerberechnung?

• Horizontal: Die Steuer wird pro Position berechnet und auf zwei Dezimalstellen gerundet. Dies kann bei vielen Positionen zu minimalen Rundungsdifferenzen führen.
• Vertikal: Die Steuer wird auf den Gesamtbetrag (Netto) berechnet.

Die Berechnungsmethode ändern Sie unter Einstellungen > Steuerverwaltung.

Listenansichten

Wie kann ich in der Listenansicht Spalten ändern oder hinzufügen?

In allen Listenansichten (Buchungen, Kunden, Rechnungen) können Sie über das Spalten-Symbol (oben rechts) festlegen, welche Spalten angezeigt werden. Spalten lassen sich per Drag & Drop neu anordnen.

Wie kann ich in der Listenansicht sortieren oder suchen?

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren. Über das Suchfeld können Sie nach bestimmten Einträgen suchen. Filter ermöglichen die gezielte Eingrenzung der angezeigten Daten.

Plattform & Widgets

Warum funktioniert das iFrame-Widget nicht im Safari-Browser?

Safari blockiert standardmäßig Drittanbieter-Cookies in iFrames. Dies kann dazu führen, dass das Login im eingebetteten Widget nicht funktioniert. Mögliche Lösungen:

• Kunden bitten, direkt die Plattform-URL zu verwenden statt des iFrames
• Die Widget-URL als direkten Link auf der Website bereitstellen
• Kunden informieren, dass sie in den Safari-Einstellungen „Cross-Site-Tracking verhindern” deaktivieren können

Welche Hardware-Anforderungen gibt es für die Digitale Beschilderung?

Für Display-Widgets (Ressourcen Display, Foyer Display) empfehlen wir:

• Einen aktuellen Webbrowser (Chrome, Edge oder Firefox)
• Stabile Internetverbindung
• Bildschirm mit mindestens Full-HD-Auflösung (1920x1080)
• Bei Touchscreens: kapazitives Touch-Panel

Warum erhalten Kunden eine Fehlermeldung auf der Buchungsplattform?

Stellen Sie sicher, dass eine Standardkundengruppe konfiguriert ist. Nicht eingeloggte Besucher erhalten die Berechtigungen der Standardkundengruppe. Ohne Standardkundengruppe kann es zu Fehlermeldungen kommen. Erstellen Sie ggf. eine Gruppe „Gast” mit eingeschränkten Rechten und setzen Sie diese als Standard.

Wie aktualisiere ich die AGB-URL im Buchungs-Widget?

Unter Einstellungen > Plattform und Widgets > Rechtliche Hinweise können Sie die Links zu AGB, Datenschutzerklärung und Widerrufsbelehrung jederzeit ändern.

Warum werden Buchungen aus dem Warenkorb-Status nicht angezeigt?

Wenn eine Buchung auf der Plattform erstellt, aber nicht abgeschlossen wurde (z. B. der Zahlungsvorgang wurde abgebrochen), bleibt sie im Warenkorb-Status. Diese Buchungen erscheinen nicht im Kalender. Prüfen Sie den Buchungsstatus in der Buchungsliste.

Steuern & Finanzen

Umsatzsteuerrecht für Kommunen (§ 2b UStG)

Locaboo unterstützt die Anforderungen des § 2b UStG für kommunale Einrichtungen. Über Steuerregeln können Sie differenzierte Steuersätze pro Kundengruppe und Ressource konfigurieren.

Wie kann ich Aktenzeichen/Finanz-Nr./Kostenstellen/Referenz-Nr. festlegen?

Nutzen Sie individuelle Felder für Buchungen, um zusätzliche Referenznummern abzufragen. Für die Zuordnung zu Kostenstellen, Sachkonten und Haushaltsstellen nutzen Sie das Add-On Finanzschnittstellen.

Import & Export

CSV-Datei: Umlaute oder Sonderzeichen sind zerschossen (Export nach Excel)

Wenn nach dem CSV-Export Umlaute falsch dargestellt werden, liegt das an der Zeichenkodierung. So lösen Sie das Problem:

1. Öffnen Sie Excel und wählen Sie Daten > Aus Text/CSV.
2. Wählen Sie die CSV-Datei aus.
3. Stellen Sie die Dateikodierung auf UTF-8 ein.
4. Klicken Sie auf Laden.

CSV-Datei kann nicht importiert werden

Stellen Sie sicher, dass:

• Die Datei im UTF-8-Format gespeichert ist
• Das Trennzeichen korrekt ist (Semikolon oder Komma, je nach Einstellung)
• Die Spaltenüberschriften den erwarteten Feldnamen entsprechen
• Keine Sonderzeichen in Dateinamen oder Pfaden vorhanden sind

Kalender & Ansichten

Warum stimmen die Farben im Kalender nicht mit den Kundengruppen-Farben überein?

Die Farben im Kalender können aus verschiedenen Quellen stammen:

• Kundengruppen-Farbe: Die Standardfarbe, die der Kundengruppe zugeordnet ist.
• Manuelle Farbe: Buchungen können manuell mit einer individuellen Farbe versehen werden, die die Kundengruppen-Farbe überschreibt.
• Ressourcen-Farbe: Je nach Kalenderansicht kann auch die Ressource farbgebend sein.

Wenn Buchungen eine andere Farbe zeigen als erwartet, wurde die Farbe vermutlich manuell bei der Buchung oder beim Kunden geändert. Prüfen Sie die Farbeinstellung in der Buchungsseitenleiste unter Allgemeines.

Wie drucke ich einen Belegungsplan aus?

Locaboo bietet keine direkte Druckfunktion für den Kalender, da die Darstellung je nach Bildschirmgröße variiert. Alternativen:

• Listenansicht: Wechseln Sie in die Buchungsliste und filtern Sie nach Ressource und Zeitraum. Diese Ansicht lässt sich über den Browser drucken oder als CSV exportieren.
• iCal-Export: Exportieren Sie den Kalender als iCal-Feed und nutzen Sie ein externes Programm (Outlook, Google Calendar) für den Druck.
• CSV-Export: Unter Einstellungen > Import/Export > Abrechnung können Sie Buchungsdaten als CSV exportieren und in Excel weiterverarbeiten.

Wie kann ich die Kalenderansicht speichern?

Nutzen Sie die Filtervorlagen (Favoriten) im Kalender. Stellen Sie die gewünschte Ansicht ein (Ressourcen, Zeitraum, Zeilenhöhe) und speichern Sie diese über das Stern-Symbol. Beim nächsten Öffnen wählen Sie einfach den Favoriten aus.

Kann ich den Kalender als iCal-Feed in Outlook oder Google einbinden?

Ja. Über den Export-Button im Kalender können Sie eine iCal-Datei herunterladen oder den iCal-Link kopieren und in Outlook, Google Calendar oder anderen Kalender-Programmen abonnieren. Die Synchronisation erfolgt nicht in Echtzeit und kann einige Zeit dauern.

Wie kann ich Buchungsinformationen im Kalender-Tile anpassen?

Die im Kalender sichtbaren Buchungsinformationen werden über die Widget-Einstellungen unter Darstellung > Öffentliche Buchungsdaten konfiguriert. Für die interne Ansicht werden Buchungstitel, Kundenname und Ressource standardmäßig angezeigt.

Integrationen

Unterstützt Locaboo die Outlook 365 Kalender-Integration?

Locaboo unterstützt die Integration mit Office 365 Outlook Cloud. Die On-Premise-Variante von MS Exchange wird aktuell nicht unterstützt. Benötigte Berechtigungen: openid, profile, offline_access, user.read, mailboxsettings.read und calendars.readwrite.

Wie funktioniert die ePayBL-Integration?

Locaboo unterstützt ePayBL für Online-Zahlungen. Buchungszeichen lassen sich allgemein konfigurieren. Anfragen mit anschließender Online-Zahlung oder Rechnungszahlung können über ePayBL abgewickelt werden.

Wie richte ich die DATEV-Schnittstelle ein?

Die DATEV-Schnittstelle ist als Add-On verfügbar und kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Nach der Aktivierung finden Sie den Reiter unter Einstellungen > Import/Export. Weitere Details in unserem Help Center unter dem Abschnitt DATEV.

Wie exportiere ich Rechnungsdaten an mein Finanzsystem (H&H, AKDB, Infoma)?

Locaboo unterstützt über das Add-On Finanzschnittstellen den Export an verschiedene kommunale Finanzsysteme. Der typische Ablauf:

1. Aktivieren Sie das Add-On Finanzschnittstellen unter Add-Ons.
2. Konfigurieren Sie unter Einstellungen > Rechnung > Finanzeinstellungen die benötigten Felder (Buchungszeichen, Sachkonto, Kostenstelle).
3. Exportieren Sie die Rechnungsdaten unter Einstellungen > Import/Export im passenden Format.
4. Importieren Sie die Exportdatei in Ihr Finanzsystem (z. B. H&H, AKDB, Infoma).

Es empfiehlt sich, zunächst einen Testexport zu erstellen und auf einem Testsystem zu importieren, bevor Sie den Echtbetrieb starten.

Verträge & Dokumente

Wie erstelle ich einen Vertrag direkt aus einer Buchung heraus?

1. Öffnen Sie die gewünschte Buchung im Kalender.
2. Wechseln Sie in der Buchungsseitenleiste zum Reiter Vertrag.
3. Klicken Sie auf Vertrag erstellen.
4. Wählen Sie eine Vertragsvorlage aus (sofern vorhanden).
5. Buchungsdaten (Ressource, Zeitraum, Kunde) werden automatisch übernommen.
6. Passen Sie den Vertrag bei Bedarf an und klicken Sie auf Speichern.

Der Vertrag wird der Buchung zugeordnet und kann als PDF versendet werden. Über den Reiter Allgemeines im Vertrag können Sie auch weitere Buchungen zuordnen.

Kann ich für Verträge einen eigenen Hintergrund verwenden?

Ja. Für Verträge kann ein separater PDF-Hintergrund hinterlegt werden. Rechnungen und Angebote teilen sich hingegen denselben Hintergrund.

Wie ordne ich mehrere Buchungen einem Vertrag zu?

Beim Bearbeiten des Vertrags im Reiter Allgemeines können Sie oben rechts alle gewünschten Buchungen dem Vertrag zuordnen.

Check-In & Hallenbuch

Wie richte ich den digitalen Check-In mit QR-Codes ein?

Der digitale Check-In ersetzt physische Hallenbücher. So richten Sie ihn ein:

1. Navigieren Sie zu Ressourcen > [Ressource] > Check-In und aktivieren Sie den Check-In.
2. Locaboo generiert pro Ressource einen QR-Code, der vor Ort ausgehängt werden kann.
3. Nutzer scannen den QR-Code und bestätigen ihre Anwesenheit.

Optionale Einstellungen:

• Vorlaufzeit festlegen (z. B. Check-In erst 1 Stunde vor Buchungsbeginn möglich)
• GPS-Prüfung aktivieren (200m Radius), damit der Check-In nur vor Ort möglich ist
• Individuelle Felder beim Check-In abfragen (z. B. Personenanzahl)

Der QR-Code bleibt pro Ressource dauerhaft gleich und muss nicht erneuert werden.

Kann ich beim Check-In zusätzliche Informationen abfragen?

Ja. Über individuelle Felder können Sie beim Check-In zusätzliche Daten erfassen, z. B. die tatsächliche Teilnehmerzahl oder eine Bestätigung der Hallenordnung. Diese Felder erscheinen im Check-In-Dialog und werden bei der Buchung gespeichert.

Wie funktioniert die GPS-Prüfung beim Check-In?

Wenn die GPS-Prüfung aktiviert ist, überprüft Locaboo beim Check-In den Standort des Nutzers. Der Check-In ist nur möglich, wenn sich der Nutzer innerhalb eines Radius von ca. 200 Metern um den hinterlegten Standort der Ressource befindet. Voraussetzung: Der Standort der Ressource muss unter Ressourcen > [Ressource] > Allgemeines > Standort korrekt hinterlegt sein.

Stornierung

Wie konfiguriere ich Stornogebühren pro Ressource und Kundengruppe?

Stornogebühren werden unter Einstellungen > Buchung konfiguriert. Sie können Regeln nach Zeitpunkt der Stornierung differenzieren, z. B.:

• Mehr als 48 Stunden vor Veranstaltungsbeginn: kostenfrei
• Weniger als 48 Stunden: 50 % Stornogebühr
• Am Veranstaltungstag: 100 % Stornogebühr

Die Stornogebühren lassen sich pro Ressource und Kundengruppe unterschiedlich konfigurieren und werden bei der Stornierung automatisch berechnet und in Rechnung gestellt.

Können Kunden selbst stornieren?

Ja, wenn Sie die Kundenstornierung in den Buchungseinstellungen aktiviert haben. Kunden können dann über ihr Kundenkonto auf der Buchungsplattform eigene Buchungen stornieren. Die konfigurierten Stornofristen und -gebühren greifen automatisch.

Wie storniere ich einzelne Termine aus einer Serienbuchung?

In einer Serienbuchung (z. B. innerhalb einer Saison) können Sie einzelne Instanzen stornieren, ohne die gesamte Serie zu beenden. Öffnen Sie die Buchung im Kalender, wählen Sie den betreffenden Termin aus und ändern Sie seinen Status auf Storniert. Die restlichen Termine der Serie bleiben unverändert.

Tarife & Preise

Wie richte ich unterschiedliche Tarife für Jugend- und Erwachsenengruppen ein?

Es gibt zwei Wege, innerhalb einer Kundengruppe nach Alter zu differenzieren:

Weg 1: Separate Kundengruppen Erstellen Sie getrennte Kundengruppen (z. B. „Vereine Nachwuchs” und „Vereine Erwachsene”) und hinterlegen Sie pro Gruppe eigene Tarife.

Weg 2: Individuelle Felder mit Tarifeinschränkung Erstellen Sie ein individuelles Feld als Pflichtauswahl (z. B. „Art der Nutzung” mit den Optionen „Jugendtraining” und „Erwachsenentraining”). Beim Tarif können Sie unter Einschränkungen festlegen, dass der Tarif nur gilt, wenn das Feld einen bestimmten Wert hat. So wählt der Kunde bei der Buchung die Nutzungsart, und der passende Tarif wird automatisch angewendet.

Kann ich Staffelpreise oder gestaffelte Tarife einrichten?

Ja. Im Tarif-Bearbeitungsdialog können Sie den Preis-Modus auf Staffelpreis umschalten. Damit definieren Sie unterschiedliche Preise je nach Buchungsdauer – z. B. die erste Stunde zu 10 €, jede weitere Stunde zu 8 €.

Wie kann ich einen Tarif zeitlich einschränken (nur an bestimmten Wochentagen oder Uhrzeiten)?

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Tarifs können Sie unter Wochentage festlegen, an welchen Tagen der Tarif gilt (z. B. nur Mo–Fr). Über die Felder Datum (Von/Bis) und Zeit (Von/Bis) lässt sich der Tarif zusätzlich auf bestimmte Zeiträume oder Tageszeiten einschränken. Über die Priorität steuern Sie, welcher Tarif vorrangig gilt, falls sich mehrere Tarife überschneiden.

Saisons

Wie kopiere ich eine Saison ins Folgejahr?

1. Navigieren Sie zu Ressourcen > [Ressource] > Saisons.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Saison auf Kopieren.
3. Im Dialog werden automatisch die Zeiträume fürs Folgejahr vorgeschlagen (basierend auf dem hinterlegten Ferienkalender).
4. Aktivieren Sie die Checkbox Saison Buchungen kopieren, damit auch alle Buchungen der Saison übernommen werden.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Die kopierte Saison wird im Status Planung erstellt. Alle zugehörigen Buchungen haben zunächst den Status Entwurf und werden erst nach der Freigabe auf der Plattform sichtbar.

Soll ich vergangene Saisonbelegungen beibehalten oder löschen?

Vergangene Saisons sollten nicht gelöscht werden, da sie als Dokumentation und Grundlage für die Folgejahr-Kopie dienen. Über die Kopierfunktion können Sie die bestehende Saisonstruktur einfach ins nächste Jahr übernehmen. Gelöschte Saisons können nicht wiederhergestellt werden.

Was passiert mit Feiertagen und Ferien bei Saisonbuchungen?

Saisonbuchungen klammern automatisch alle Zeiträume aus, die im Reiter Feiertage als Sperrzeit markiert sind (Schulferien, gesetzliche Feiertage, eigene Sperrzeiten). Prüfen Sie daher vor dem Anlegen einer Saison, ob der Ferienkalender unter Ressourcen > [Ressource] > Feiertage korrekt und aktuell ist. Weitere Details unter Feiertage & Sperrzeiten.

Individuelle Felder

Wie konfiguriere ich individuelle Felder für die Buchungsanfrage?

Unter Einstellungen > Individuelle Felder können Sie zusätzliche Abfragefelder für Buchungen erstellen. Für jedes Feld legen Sie fest:

• Typ: Textfeld, Dropdown-Auswahl, Checkbox, Zahl, Datum
• Pflichtfeld: Ob das Feld ausgefüllt werden muss
• Sichtbarkeit: Ob das Feld nur intern oder auch für Kunden im Widget sichtbar ist
• Zuordnung: Für welche Ressourcen und Kundengruppen das Feld gilt

Welche Praxisbeispiele gibt es für individuelle Felder?

Häufige Anwendungsfälle aus der Praxis:

• „Art der Nutzung” (Dropdown: Training, Wettkampf, Veranstaltung) – zur Tarifsteuerung
• „Teilnehmerkreis” (Dropdown: Kinder/Jugendliche, Erwachsene) – für unterschiedliche Preise innerhalb einer Kundengruppe
• „Erwartete Personenanzahl” (Zahlenfeld) – für Kapazitätsplanung
• „Hallenordnung akzeptiert” (Checkbox, Pflichtfeld) – Bestätigung bei der Buchung
• „Veranstaltung mit Eintrittsgeldern” (Checkbox) – für Zusatzentgelte
• „Aktenzeichen / Referenznummer” (Textfeld) – für kommunale Zuordnungen

Individuelle Felder können mit Tarifeinschränkungen kombiniert werden, um automatisch den passenden Tarif anzuwenden.

Können individuelle Felder beim Check-In abgefragt werden?

Ja. Individuelle Felder, die für den Check-In konfiguriert sind, erscheinen im Check-In-Dialog. So können Sie z. B. beim Check-In die tatsächliche Teilnehmerzahl erfassen oder eine Nutzungsbestätigung einholen.

Sonstiges

Locaboo-App in WebUntis aktivieren (für Schulen)

Für die Integration von Locaboo in WebUntis wenden Sie sich an den Locaboo-Support. Die Aktivierung erfolgt in Abstimmung mit Ihrer Schul-IT. Weitere Informationen unter Einstellungen > Integrationen.

Kann ich meinen eigenen E-Mail-Server zum Versenden nutzen?

Ja. Unter Einstellungen > Emails > E-Mail-Konfiguration können Sie einen eigenen SMTP-Server hinterlegen. Ohne diese Konfiguration versendet Locaboo E-Mails über no-reply@mails.locaboo.com.

Wo finde ich die API-Dokumentation?

Die API-Dokumentation finden Sie unter app.locaboo.com/api-reference.html.

Kann ich ein Backup meiner Daten erhalten?

Locaboo erstellt automatisch tägliche Backups (7 Tage rückwirkend) sowie monatliche Backups, die 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei Bedarf wenden Sie sich an den Support.

Kann eine E-Mail-Adresse für mehrere Kundenkonten verwendet werden?

Nein. Eine E-Mail-Adresse kann in Locaboo nur einmal als Login verwendet werden. Wenn eine Person für mehrere Kunden (z. B. privat und Verein) buchen soll, legen Sie die Person als Kontakt beim Vereinskunden an.

Was passiert, wenn ein Kunde nicht auf die Einladung reagiert?

Die Einladung bleibt aktiv. Der Kunde kann jederzeit über den Link in der Einladungs-E-Mail sein Passwort setzen und sich anmelden. Bei Bedarf können Sie die Einladung widerrufen und erneut versenden.

Wie wandle ich ein Gastkonto in ein vollwertiges Kundenkonto um?

Gastkunden können in der Kundenverwaltung über die Bearbeitungsfunktion in ein reguläres Kundenkonto umgewandelt werden. Ergänzen Sie die fehlenden Daten und laden Sie den Kunden zur Plattform ein.

Können Kunden bei der Registrierung ihre Kundengruppe selbst wählen?

Ja, wenn in der Kundengruppe die Option Zur Auswahl im Buchungs-Widget erlauben aktiviert ist. Andernfalls werden Neukunden automatisch der Standardkundengruppe zugeordnet.