Kommunikation

Im Bereich Kommunikation verwalten Sie alle Nachrichten und Benachrichtigungen, die über Ihren Locaboo-Account versendet werden. Sie erreichen den Bereich über Kommunikation in der linken Navigation: Kommunikationsprotokoll (↗ öffnen), Erinnerungen (↗ öffnen), Benachrichtigung über freie Zeiten (↗ öffnen) und Schadensmeldung (↗ öffnen).

Nachricht / E-Mail versenden

Unter Kommunikation > Kommunikationsprotokoll können Sie E-Mail-Nachrichten direkt an Ihre Kunden versenden:

Klicken Sie auf Nachricht senden.
Geben Sie den Betreff ein.
Verfassen Sie die Nachricht – der integrierte Editor bietet Formatierungsmöglichkeiten.
Wählen Sie die Empfänger: einzelne Kunden, ganze Kundengruppen oder freie E-Mail-Adressen.
Klicken Sie auf Senden.

Die Nachricht wird der E-Mail-Warteschleife hinzugefügt. Bei einer hohen Anzahl an Empfängern kann der Versand mehrere Minuten dauern.

Kommunikationsprotokoll

Im Reiter Kommunikationsprotokoll sehen Sie den vollständigen E-Mail-Verlauf – alle automatisierten und manuell versendeten E-Mails chronologisch aufgelistet.

Den Verlauf für einen einzelnen Kunden finden Sie auch im jeweiligen Kundenprofil unter dem Reiter Kommunikation (siehe Kunden).

Automatische Benachrichtigungen

Locaboo versendet bei bestimmten Ereignissen automatisch E-Mails:

Ereignis	E-Mail an
Buchungsanfrage eingegangen	Benutzer (intern)
Buchungsanfrage bestätigt	Kunde
Buchungsanfrage abgelehnt	Kunde
Buchung erstellt/bearbeitet	Kunde (wenn konfiguriert)
Buchung storniert	Kunde (wenn gewünscht)
Buchungsinstanz gelöscht	Kunde (wenn gewünscht)

Bei Stornierungen und Löschungen entscheiden Sie, ob der Kunde informiert wird. Wenn Sie eine Benachrichtigung senden, können Sie zusätzlich eine individuelle Nachricht verfassen. Ohne individuelle Nachricht erhält der Kunde eine Standardbenachrichtigung.

Kunden bei internen Buchungen benachrichtigen

Wenn Sie als Manager oder Benutzer eine Buchung im Namen eines Kunden anlegen, wird nicht automatisch eine E-Mail an den Kunden gesendet. Um den Kunden zu informieren, aktivieren Sie beim Erstellen der Buchung im Reiter Kommunikation die Option Informations-E-Mail an den Kunden. Locaboo versendet dann die konfigurierte E-Mail-Vorlage mit allen Buchungsdetails.

Hausmeister, Reinigungskräfte und Dienstleister benachrichtigen

Es gibt mehrere Wege, um interne Mitarbeiter über Buchungen zu informieren:

Benutzer-Account anlegen: Legen Sie den Hausmeister als Benutzer mit Leserechten an. Unter Profil > Benachrichtigungen kann der Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen für neue Buchungen, Änderungen und Stornierungen aktivieren.
Erinnerungen einrichten: Unter Kommunikation > Erinnerungen können Sie automatische E-Mails z. B. 1 Stunde vor Buchungsbeginn an Benutzer oder Dienstleister senden.
Kalender-Export: Exportieren Sie den Kalender als iCal-Datei und binden Sie diese in den Outlook- oder Google-Kalender des Hausmeisters ein.
Kalender-Widget: Erstellen Sie ein Kalender-Ansicht-Widget (ohne Buchungsfunktion) und teilen Sie die URL mit dem Hausmeister.

E-Mail-Texte anpassen

Unter Einstellungen > Emails > Email-Texte passen Sie die automatisierten E-Mails an. Jeder E-Mail-Typ hat einen Standard-Text, den Sie überschreiben können.

Sie können E-Mail-Texte differenzieren nach:

Kundengruppe – z. B. andere Formulierung für Vereine als für Privatpersonen
Ressource – z. B. ein anderer Begrüßungstext für die Turnhalle als für den Konferenzraum

Bei Multi-Ressourcen-Buchungen wird der Text der ersten Ressource verwendet.

Platzhalter

Personalisieren Sie Ihre E-Mail-Texte mit Platzhaltern:

Platzhalter	Inhalt
`{SALUTATION}`	Anrede des Kunden
`{FIRSTNAME}`	Vorname
`{LASTNAME}`	Nachname
`{BOOKEDDATE}`	Datum/Uhrzeit der Buchung
`{EMAIL}`	E-Mail-Adresse des Kunden
`{COMPANY}`	Firmenname des Kunden
`{MANAGERCOMPANY}`	Ihr Firmenname

Erinnerungen für Buchungen

Unter Kommunikation > Erinnerungen richten Sie automatische Erinnerungen ein, um z. B. No-Shows zu reduzieren. Erinnerungen können vor oder nach einer Buchung versendet werden.

Einstellung	Beschreibung
Titel	Interner Name der Erinnerung.
Empfänger-Typ	Kunden, Dienstleister, Benutzer, Personen oder Manager.
Betreff & Nachricht	E-Mail-Inhalt mit Platzhaltern.
Ressourcen	Für welche Ressourcen erinnert werden soll.
Zeitpunkt	Z. B. 1 Stunde vor Buchungsbeginn oder 30 Minuten nach Buchungsende.

Benachrichtigung über freie Zeiten

Unter Kommunikation > Benachrichtigung über freie Zeiten informieren Sie ausgewählte Kunden automatisch, wenn durch eine Stornierung ein Buchungsslot frei wird.

Einstellung	Beschreibung
Titel	Interner Name.
Kundengruppe / Kunden	Wer benachrichtigt werden soll (kombinierbar).
Ressourcen	Für welche Ressourcen bei freien Zeiten benachrichtigt wird.
Zeitraum	Uhrzeitbereich, in dem die Benachrichtigung ausgelöst wird.

So können Sie z. B. Vereine informieren, wenn eine begehrte Hallenzeit durch eine Absage frei wird.

Schadensmeldung

Kunden können über ihr Kundenkonto auf der Buchungsplattform bei jeder Buchung einen Schaden melden – mit Bildern und Beschreibungstext.

Aktivierung: Unter Einstellungen > Plattform/Widgets > Einstellungen die Funktion Schadensmeldung aktivieren.

Eingegangene Schadensmeldungen finden Sie unter Kommunikation > Schadensmeldung als chronologische Liste mit Datum, Kunde, Ressource und Buchungszeit. Über Ansicht sehen Sie die Bilder und den Beschreibungstext. Alle Schadensmeldungen lassen sich als CSV-Datei exportieren.

Benutzer mit entsprechender Berechtigung können per E-Mail über neue Schäden informiert werden.

Aktivitäten

Unter Kommunikation > Aktivitäten finden Sie ein Protokoll aller relevanten Aktionen im System – z. B. Buchungsänderungen, Stornierungen und Statuswechsel.

Benachrichtigungseinstellungen für Benutzer

Jeder Benutzer kann in seinen persönlichen Einstellungen festlegen, zu welchen Ereignissen er benachrichtigt werden möchte:

In-App-Benachrichtigung – erscheint als Glocken-Symbol in der oberen Leiste
E-Mail – wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet
Beides oder keines

Die Einstellungen finden Sie über das Zahnrad-Symbol oben rechts unter Benachrichtigungen.