Buchungen

Im Bereich Buchungen verwalten Sie alle Buchungen Ihres Accounts. Sie erreichen den Bereich über Buchungen in der linken Navigation: Buchungen (↗ öffnen) und Buchungs-Anfragen (↗ öffnen).

Buchungsliste

Die Buchungsübersicht zeigt alle Buchungen als tabellarische Liste. Sie können:

Einen Zeitraum eingeben, innerhalb dessen Buchungen angezeigt werden sollen
Per Suchfeld in jeder Spalte nach bestimmten Inhalten suchen
Spalten alphabetisch sortieren (aufsteigend/absteigend)
Über das Drei-Punkte-Menü (⋮) rechts: Spalten auswählen, exportieren, drucken

Spalten anpassen

Über die Spaltenauswahl bestimmen Sie per Drag & Drop, welche Daten angezeigt werden. Neben den Standardfeldern stehen auch alle individuellen Felder, Services und Inventar als Spalten zur Verfügung.

Export und Druck

Alle in der Liste angezeigten Buchungen (mit den ausgewählten Spalten) können als CSV-Datei exportiert oder direkt gedruckt werden.

Buchungsstatus

Jede Buchung in Locaboo hat einen Status:

Status	Beschreibung	Sichtbar in Widgets
Live	Die Buchung ist aktiv und bestätigt.	Ja
Ausstehend	Eine Buchungsanfrage, die noch nicht genehmigt wurde.	Abhängig von Einstellungen
Entwurf/Option	Die Buchung ist in Planung. Wird automatisch gesetzt, wenn ein Angebot erstellt wird.	Nein
Storniert	Die Buchung wurde storniert.	Optional ein-/ausblendbar
Abgeschlossen	Automatisch gesetzt, nachdem eine Rechnung erstellt wurde.	Ja

Farben für Buchungen

Buchungen werden im Kalender farbig dargestellt. Die Farbe wird nach folgender Hierarchie ermittelt:

Individuelle Buchungsfarbe (in der Buchungsseitenleiste > Einstellungen)
Kundengruppenfarbe (sobald mindestens eine Kundengruppe eine Farbe hat)
Kundenfarbe (wird beim Anlegen automatisch zugewiesen)
Standardfarbe (wenn keine der obigen gesetzt ist)

Zusätzlich zeigt der Rand der Buchung den Status:

Randfarbe	Bedeutung
Grau	Entwurf/Option
Gelb	Offene Buchungsanfrage
Rot	Buchung hat einen Konflikt

Das Farbschema (Modern oder Klassisch) konfigurieren Sie unter Einstellungen > Kalender.

Buchungen anlegen

Neue Buchungen legen Sie über den Kalender an. Klicken Sie dort auf einen freien Zeitslot oder nutzen Sie den Button + Buchung hinzufügen. Alle Details zum Buchungsprozess finden Sie unter Buchungsseitenleiste.

Wiederholende Buchungen und Saisonbuchungen

Neben Einzelbuchungen unterstützt Locaboo zwei Arten von Serienbuchungen:

Wiederholende Buchungen – eine Buchung mit Start- und Enddatum und festem Turnus (täglich, wöchentlich, monatlich oder benutzerdefiniert).
Saisonbuchungen – eine Buchung, deren Zeiträume automatisch aus einer definierten Saison übernommen werden.

Beide bestehen aus einzelnen Buchungsinstanzen, die Sie in der Buchungsseitenleiste im Reiter Liste aller Buchungen einsehen und einzeln bearbeiten oder stornieren können.

Buchungsanfragen

Wenn die Verfügbarkeit einer Ressource auf Buchungsanfrage eingestellt ist, stellen Kunden zunächst eine Anfrage, die Sie genehmigen oder ablehnen können.

Offene Buchungsanfragen sehen Sie:

auf dem Dashboard in der Kachel Ausstehende Buchungsanfragen
in der Buchungsübersicht unter dem Statusfilter Ausstehend

Bei jeder Anfrage können Sie:

Die Anfrage ansehen und alle Details prüfen
Die Anfrage bestätigen oder ablehnen
Die Anfrage ändern (Ressource, Datum, Tarif etc.) bevor Sie bestätigen

Anfragen, die über das Anfrageformular-Widget (ohne Kalendereinblick) eingehen, durchlaufen keinen Konfliktcheck. Dieses Widget eignet sich daher besonders für Sonderanfragen während Sperrzeiten.

Gelöschte Buchungen wiederherstellen

In der Listenansicht des Kalenders können Sie über den Statusfilter auch gelöschte Buchungen einblenden. Von dort aus lassen sich einzelne Buchungsinstanzen oder komplette wiederholende Buchungen wiederherstellen.

Änderungsverlauf einer Buchung

Locaboo protokolliert alle Änderungen an einer Buchung. So können Sie nachvollziehen, wer wann was geändert hat:

Buchungsseitenleiste: Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts und wählen Sie Änderungsverlauf. Hier sehen Sie alle Änderungen inkl. Benutzer und Zeitstempel.
Aktivitäten (Glocken-Symbol): Suchen Sie nach der Buchungs-ID, um alle Aktivitäten zu dieser Buchung zu sehen.
Kommunikation > Aktivitäten: Durchsuchbares Protokoll aller Systemaktivitäten.

Buchungen bearbeiten

Bestätigte Buchungen können von Managern und Benutzern jederzeit bearbeitet werden. Änderungen werden direkt gespeichert, sofern keine Konflikte entstehen. Es wird kein neuer Genehmigungsprozess ausgelöst.

Ob Kunden ihre eigenen Buchungen nachträglich bearbeiten dürfen, steuern Sie unter Einstellungen > Buchung > Allgemeines > Bearbeitung durch Kunden.

Individuelle Felder

Unter Einstellungen > Individuelle Felder > Buchungen erstellen Sie zusätzliche Eingabefelder, die bei Buchungen angezeigt werden – z. B. Art der Nutzung, erwartete Teilnehmerzahl oder eine Checkbox für Tarif-Differenzierung.

Individuelle Felder erscheinen in:

der Buchungsseitenleiste unter Zusätzliche Details
der Buchungsliste als auswählbare Spalten
den Statistiken bei der Einzelbuchungsauflistung