Abrechnung

Im Bereich Abrechnung haben Sie den Überblick über alle finanziellen Vorgänge in Locaboo – von offenen Rechnungen bis hin zu Stornierungen. Sie erreichen den Bereich über Abrechnung in der linken Navigation: Rechnungen (↗ öffnen), Angebote (↗ öffnen), Auftragsbestätigungen (↗ öffnen), Nicht abgerechnet (↗ öffnen) und Zahlungen (↗ öffnen).

Dokumenttypen

Locaboo unterstützt mehrere Dokumenttypen, die aufeinander aufbauen:

Dokumenttyp	Beschreibung	Buchungsstatus
Rechnung	Standarddokument für die Abrechnung von Buchungen.	Buchungen bleiben Live.
Angebot	Vorläufiges Dokument, z. B. für neue Kunden oder größere Veranstaltungen.	Buchungen erhalten Status Entwurf.
Auftragsbestätigung	Wird aus einem bestehenden Angebot erstellt und bestätigt den Auftrag.	Buchungen wechseln auf Live.
Storno-Rechnung	Wird automatisch erstellt, wenn Sie eine Rechnung stornieren.	Je nach Option: Buchungen gelöscht oder behalten.
Anzahlungsrechnung	Teilrechnung für eine Vorauszahlung.	—
Kautionsrechnung	Rechnung über eine Kaution, z. B. für Schlüssel oder Equipment.	—

Wie Preise berechnet werden

Die Preise für Buchungen ergeben sich aus dem Zusammenspiel mehrerer Einstellungen:

Tarife – legen Sie pro Ressource und Kundengruppe fest
Steuerverwaltung – Steuersätze und Ausnahmeregeln pro Kundengruppe
Inventar & Services – zusätzliche Kosten für Equipment oder Dienstleistungen
Zeitkarten – Prepaid-Stundenguthaben mit Festpreis
Gutscheine – Rabattcodes für den Checkout

Rechnungen erstellen

Es gibt vier Wege, eine Rechnung in Locaboo zu erstellen:

1. Halbautomatisch für nicht abgerechnete Buchungen

Unter Abrechnung > Nicht abgerechnet sehen Sie alle Buchungen, für die noch keine Rechnung existiert. Wählen Sie einen Kunden aus und erstellen Sie mit einem Klick eine Rechnung für alle offenen Buchungen.

2. Automatischer Rechnungsversand

Unter Einstellungen > Rechnungen & Dokumente > Automatischer Rechnungsversand definieren Sie Regeln, nach denen Rechnungen automatisch erstellt und versandt werden. Pro Regel legen Sie fest:

Welche Kunden oder Kundengruppen betroffen sind
Die Häufigkeit – z. B. monatlich oder nach einer bestimmten Saison

3. Direkt aus einer Buchung heraus

In der Buchungsseitenleiste unter Einstellungen > Aus dieser Buchung erstellen > Rechnung generieren Sie eine Rechnung für eine einzelne Buchung.

4. Manuell erstellen

Unter Abrechnung > Rechnungen wählen Sie rechts oben einen Kunden aus und klicken auf Rechnung erstellen. Über Vorhandene Buchungen hinzufügen fügen Sie bestehende Buchungen hinzu (Filter: Ressource, Saison, Zeitraum). Es können nur Buchungen mit dem Status Live hinzugefügt werden.

Zusätzlich können Sie über Individuelle Positionen eigene Rechnungszeilen manuell ergänzen – z. B. für Sonderleistungen, die nicht als Buchung erfasst sind.

Rechnungsworkflow

Eine Rechnung durchläuft in Locaboo einen definierten Prozess:

Erstellen → Bearbeiten → Genehmigen → Versenden → Bezahlt markieren

Schritt	Beschreibung
Erstellen	Rechnung wird erstellt und kann bearbeitet werden.
Bearbeiten	Positionen, Texte und Beträge anpassen.
Genehmigen	Nach der Genehmigung ist die Rechnung nicht mehr bearbeitbar.
Versenden	Die Rechnung wird per E-Mail an den Kunden gesendet.
Bezahlt markieren	Rechnung als bezahlt oder teilweise bezahlt markieren.

Fälligkeitsdatum auf Rechnungen

Das Fälligkeitsdatum wird erst angezeigt, nachdem die Rechnung genehmigt wurde. Im Entwurfsstatus ist das Feld noch nicht sichtbar. Nutzen Sie den Button Rechnung generieren, um die Rechnung zu genehmigen – danach erscheint das Fälligkeitsdatum auf dem Dokument. Die Anzahl der Fälligkeitstage konfigurieren Sie unter Einstellungen > Rechnung > Erweiterte Einstellungen.

Rechnung als bezahlt markieren

Im Rechnungsdetail können Sie den Zahlungsstatus auf bezahlt oder teilweise bezahlt setzen. Bei Teilzahlung tragen Sie den erhaltenen Betrag ein. Der offene Restbetrag wird weiterhin angezeigt.

Mehrere Rechnungen gleichzeitig versenden

Über die Mehrfachauswahl in der Rechnungsübersicht können Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig an die jeweiligen Kunden versenden.

Zahlungseingang

Im Reiter Zahlungen sehen Sie eine Übersicht aller Zahlungseingänge – unabhängig davon, ob der Kunde per Online-Payment, Überweisung oder bar bezahlt hat.

Rechnungen exportieren

Alle Rechnungen lassen sich als CSV-Datei exportieren – z. B. für die Übergabe an Ihre Buchhaltung oder ein HKR-System.

Rechnung stornieren

Beim Stornieren einer Rechnung haben Sie zwei Optionen:

Option	Beschreibung
Rechnung und Buchungen stornieren	Die Rechnung wird storniert und die enthaltenen Buchungen werden gelöscht. Sie können nicht erneut abgerechnet werden.
Rechnung stornieren und Buchungen behalten	Die Rechnung wird storniert, die Buchungen bleiben erhalten und erscheinen wieder unter Nicht abgerechnet.

In beiden Fällen wird automatisch eine Storno-Rechnung mit eigener Stornonummer erstellt.

Gemeinsame Rechnung (Master-Abrechnung)

Wenn mehrere Kunden-Accounts für eine Organisation Buchungen tätigen (z. B. verschiedene Abteilungen eines Vereins), können Sie eine gemeinsame Rechnungsstellung einrichten.

Legen Sie beim Abteilungskunden unter Kunden > Bearbeiten > Einstellungen den Master für die gemeinsame Rechnungsstellung fest.
Gehen Sie zu Abrechnung > Nicht abgerechnet und wählen Sie den Master-Kunden aus.
Alle Buchungen aller zugehörigen Unterkunden werden aufgelistet.
Über Gemeinsame Rechnung erstellen wird eine Gesamtrechnung erzeugt.

Mehr zur Einrichtung von Organisationen mit Abteilungen finden Sie unter Kunden.

E-Rechnungen (XRechnung)

Locaboo unterstützt E-Rechnungen im XRechnung-Standard (UBL-Format), wie vom Wachstumschancengesetz gefordert.

Voraussetzungen: Ihre Unternehmensdaten müssen vollständig sein. Unter Konto > Rechnungsadresse (nur für den Manager zugänglich) müssen insbesondere USt.-ID und IBAN ausgefüllt sein.

Nach dem Erstellen einer Rechnung steht ein Download-Button für die E-Rechnung bereit. Der Download enthält die XML-Datei zur Weiterverarbeitung. Ihre Kunden können die E-Rechnung ebenfalls im Kundenkonto auf der Buchungsplattform herunterladen.

Stornobedingungen

Wenn Sie Stornobedingungen aktiviert haben, erstellt Locaboo bei einer Stornierung automatisch eine Storno-Rechnung. Die Stornogebühren konfigurieren Sie unter Einstellungen > Buchung:

Pro Ressource und Kundengruppe differenzierbar
Staffelung möglich – z. B. 100 % bei Stornierung innerhalb von 24 Stunden, 0 % bei früherer Absage
Betrag oder Prozentsatz

Kunden sehen die Stornogebühr auf der Buchungsplattform, bevor sie die Stornierung bestätigen.

Stornierung aus Kundensicht

Kunden können ihre Buchungen über ihr Kundenkonto unter Meine Buchungen auf der Buchungsplattform stornieren – sofern die Stornierung in den Einstellungen erlaubt ist. Vor der Bestätigung wird die anfallende Stornogebühr angezeigt. Ist die Stornierung deaktiviert, sieht der Kunde die Meldung „Stornierung nicht erlaubt”.

Zeitkarten

Zeitkarten sind Prepaid-Stundenguthaben, die Sie Kunden über die Buchungsplattform zum Kauf anbieten können. Sie finden die Zeitkarten unter Ressourcen > Tarife > Reiter Zeitkarten.

Einstellung	Beschreibung
Titel	Name der Zeitkarte (sichtbar für Kunden).
Preis	Festpreis für das Stundenkontingent.
Gesamtstunden	Wie viele Stunden die Zeitkarte insgesamt enthält.
Max. Stunden pro Buchung	Maximale Dauer einer Einzelbuchung mit dieser Zeitkarte.
Max. Stunden pro Zeitraum	Z. B. max. 4 Stunden pro Woche.
Ressourcen	Für welche Ressourcen die Zeitkarte einlösbar ist.
Kundengruppen	Wer die Zeitkarte kaufen und einlösen darf.

Beim Kauf einer Zeitkarte wird eine Rechnung erstellt. Die Zeitkarte ist erst aktiv, wenn die Rechnung als bezahlt markiert ist. Für jede Buchung mit Zeitkarte wird eine 0-€-Rechnung erstellt (filterbar unter „Zeitkarten” in der Abrechnung).

Bei Stornierung innerhalb der konfigurierten Fristen wird das Guthaben zurückerstattet.

Gutscheine

Unter Ressourcen > Gutscheine erstellen Sie Rabattcodes, die Kunden im Checkout der Buchungsplattform einlösen können.

Einstellung	Beschreibung
Titel	Interner Name des Gutscheins.
Gutschein-Code	Manuell vergeben oder automatisch generieren.
Mindestbestellwert	Optional: Mindestbetrag für die Einlösung.
Gutschein-Typ	Prozent (z. B. 10 %) oder Festbetrag (z. B. 15 €).
Anzahl	Wie oft der Gutschein insgesamt eingelöst werden darf.
Pro Kunde	Wie oft ein einzelner Kunde den Gutschein einlösen darf.
Gültigkeitszeitraum	Optional: Datum und Uhrzeit von/bis.
Ressourcen	Für welche Ressourcen der Gutschein gilt.

Rechnungseinstellungen

Die umfangreichen Einstellungen zur Abrechnung finden Sie unter Einstellungen > Rechnung:

Präfixe & Nummernkreise für alle Dokumenttypen
Einleitungs- und Schlusstexte für Rechnungen, Angebote und Stornorechnungen
Darstellungsoptionen (Stundenanzahl, Zusammenfassung, Wochentage etc.)
Online-Zahlung aktivieren
Fälligkeitsdatum und Zahlungsfristen