Finanzschnittstellen

Unterstützte Finanzsysteme (HKR-Systeme)

Locaboo unterstützt die Anbindung an zahlreiche Buchhaltungs- und Finanzsysteme, die insbesondere im kommunalen Umfeld (Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen / HKR) eingesetzt werden:

System	Beschreibung
SAP NKHR & SAP4/HANA	Anbindung an SAP-basierte kommunale Haushaltssysteme. Unterstützt das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) sowie die aktuelle SAP-Generation S/4HANA.
AKDB (OK.FIS)	Schnittstelle zum OK.FIS-System der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Wird von bayerischen Kommunen eingesetzt.
Saskia IFR & H2R	Anbindung an Saskia-Finanzsysteme (Integrierte Finanzrechnung und Haushalt-/Rechnungswesen). Verbreitet in norddeutschen Kommunen.
H&H	Schnittstelle zum H&H-Buchhaltungssystem für kommunale Verwaltungen.
CIP - KD	Anbindung an das CIP-Kommunaldaten-System.
Finanzplus	Schnittstelle zu Finanzplus für die kommunale Finanzverwaltung.
Infoma	Anbindung an Infoma newsystem – eine weit verbreitete ERP-Lösung für Kommunen.
Datev	Export von Buchungsdaten im Datev-Format. Besonders geeignet für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und privatwirtschaftlichen Buchhaltungen.

Arbeitsablauf

Der typische Arbeitsablauf mit den Finanzschnittstellen besteht aus drei Schritten:

1. Stammdaten pflegen

Richten Sie die Zuordnungen zwischen Locaboo und Ihrem Finanzsystem ein (siehe Abschnitt Finanz-Stammdaten unten).

2. Finanzdaten verproben

Bevor Sie Finanzdaten exportieren, verproben Sie diese in Locaboo – also prüfen Sie auf Vollständigkeit und Korrektheit. Die Verprobung stellt sicher, dass:

Alle Rechnungspositionen einer Kostenstelle zugeordnet sind
Alle erforderlichen Sachkonten hinterlegt sind
Die Steuerkennzeichen korrekt zugewiesen sind
Keine Pflichtfelder Ihres Finanzsystems fehlen

Werden Fehler gefunden, zeigt Locaboo diese in einer Übersicht an, sodass Sie die Zuordnungen vor dem Export korrigieren können.

3. Finanzdaten exportieren

Nach erfolgreicher Verprobung exportieren Sie die Finanzdaten im Format Ihres Buchhaltungssystems. Je nach System wird eine Exportdatei generiert, die Sie direkt in Ihr Finanzsystem importieren können.

Der Export kann unter Einstellungen > Import / Export > Abrechnung durchgeführt werden.

Finanz-Stammdaten

Für die korrekte Zuordnung der Rechnungsdaten an Ihr Finanzsystem pflegen Sie folgende Stammdaten in Locaboo. Die Stammdaten werden in der Regel einmalig bei der Einrichtung konfiguriert und anschließend nur bei organisatorischen Änderungen angepasst.

Stammdaten	Beschreibung	Zuordnung
Kostenstellen	Organisatorische Einheiten, denen Kosten zugeordnet werden.	Pro Ressource, Inventar oder Service.
Sachkonto	Konten im Kontenrahmen, die die Art der Einnahme oder Ausgabe beschreiben.	Pro Tarif oder Rechnungsposition.
Kostenträger	Objekte, für die Kosten entstehen (z. B. ein Projekt oder eine Maßnahme).	Optional, abhängig vom Finanzsystem.
Kostenarten	Klassifizierung der Kostenart (z. B. Miete, Nutzungsgebühr).	Optional, abhängig vom Finanzsystem.
Haushaltsstellen	Positionen im kommunalen Haushaltsplan.	Relevant für kamerale Buchhaltung.
Buchungszeichen (Kassenzeichen)	Referenznummern für die Zuordnung von Zahlungseingängen.	Pro Rechnung oder Kunde.
Steuerkennzeichen	Zuordnung der Locaboo-Steuersätze zu den Steuerkennzeichen Ihres Finanzsystems.	Pro Steuersatz.

Kostenstellen

Kostenstellen ordnen Einnahmen und Ausgaben einer organisatorischen Einheit zu. Aktivieren Sie Kostenstellen unter Einstellungen > Rechnung > Erweiterte Einstellungen. Optional können Sie dort eine individuelle Bezeichnung hinterlegen.

Kostenstellen können an mehreren Stellen definiert werden:

Ebene	Wo konfigurieren
Ressource	Ressource bearbeiten > Reiter Finanzeinstellungen
Kunde	Kunde bearbeiten > Reiter Finanzeinstellungen
Kundengruppe	Kundengruppe bearbeiten > Reiter Finanzeinstellungen
Steuerregel	Einstellungen > Steuerverwaltung > Steuerregel bearbeiten > Reiter Finanzeinstellungen

Ist bei einer Buchung sowohl für den Kunden/die Kundengruppe als auch für die Ressource eine Kostenstelle angegeben, wird die Kostenstelle des Kunden verwendet. Eine an der Steuerregel hinterlegte Kostenstelle wird zusätzlich gesondert ausgewiesen.

Sachkonto

Sachkonten beschreiben die Art der Einnahme oder Ausgabe im Kontenrahmen. Aktivieren Sie Sachkonten unter Einstellungen > Rechnung > Erweiterte Einstellungen. Dort können Sie auch ein allgemeines Sachkonto für Ressourcen hinterlegen, unter dem alle Ressourcen-Buchungsbeträge aggregiert werden.

Sachkonten können pro Entität definiert werden:

Ebene	Wo konfigurieren
Service	Service bearbeiten > Preisbox
Inventar	Inventar bearbeiten > Preisbox
Allgemein (Ressourcen)	Einstellungen > Rechnung > Erweiterte Einstellungen

Kostenträger

Kostenträger beschreiben das Objekt, für das Kosten entstehen – z. B. ein Projekt, eine Maßnahme oder ein Förderprogramm. Ob Kostenträger benötigt werden, hängt vom eingesetzten Finanzsystem ab. Die Konfiguration erfolgt analog zu Kostenstellen unter Einstellungen > Rechnung > Erweiterte Einstellungen und in den Finanzeinstellungen der jeweiligen Entitäten.

Kostenarten

Kostenarten klassifizieren die Art des Kostenelements (z. B. Miete, Nutzungsgebühr, Reinigungspauschale). Sie sind optional und werden nur von bestimmten Finanzsystemen vorausgesetzt.

Haushaltsstellen

Haushaltsstellen bilden Positionen im kommunalen Haushaltsplan ab. Sie sind insbesondere für die kamerale Buchhaltung relevant und werden nicht bei doppischer Buchführung benötigt.

Buchungszeichen (Kassenzeichen)

Buchungszeichen (auch Kassenzeichen genannt) sind Referenznummern, die den Zahlungseingang einer Rechnung eindeutig zuordnen. Sie können global konfiguriert werden und sich automatisch aus Rechnungsnummer und Kundendaten zusammensetzen. Die Konfiguration erfolgt unter Einstellungen > Rechnung > Erweiterte Einstellungen sowie pro Ressource im Reiter Finanzeinstellungen.

Steuerkennzeichen

Steuerkennzeichen ordnen die in Locaboo konfigurierten Steuersätze den entsprechenden Kennzeichen in Ihrem Finanzsystem zu. Die Zuordnung erfolgt unter Einstellungen > Steuerverwaltung pro Steuersatz.

Einrichtung

Die Einrichtung der Finanzschnittstelle erfolgt in enger Abstimmung mit Ihrem Locaboo-Ansprechpartner:

System auswählen – Teilen Sie dem Support mit, welches Finanzsystem Sie verwenden.
Stammdaten übermitteln – Stellen Sie Ihren Kontenrahmen, Kostenstellen und Steuerkennzeichen bereit.
Konfiguration – Locaboo richtet die Schnittstelle und die Zuordnungstabellen ein.
Testverprobung – Führen Sie eine Verprobung mit Testdaten durch.
Produktivbetrieb – Nach erfolgreicher Prüfung starten Sie den regulären Export.

Kontaktieren Sie den Support unter support@locaboo.com für die initiale Konfiguration.

DATEV-Schnittstelle im Detail

Die DATEV-Schnittstelle ist besonders verbreitet bei Kunden, die mit einem Steuerberater zusammenarbeiten oder eine privatwirtschaftliche Buchhaltung nutzen.

Exportformat

Locaboo exportiert die Buchungsdaten im DATEV-Buchungsstapel-Format (CSV). Dieses Format kann direkt in DATEV Unternehmen Online oder DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert werden.

Typischer DATEV-Workflow

Rechnungen freigeben – Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen im gewünschten Zeitraum den Status Freigegeben haben.
Verprobung durchführen – Prüfen Sie unter Einstellungen > Import/Export > Abrechnung, ob alle Sachkonten und Steuerkennzeichen korrekt zugeordnet sind.
Export erstellen – Wählen Sie den Zeitraum und exportieren Sie die Buchungsdaten.
Import in DATEV – Importieren Sie die Exportdatei in Ihr DATEV-System.

Ressourcenspezifische Finanzeinstellungen

Neben den globalen Stammdaten können Sie auch pro Ressource Finanzeinstellungen hinterlegen. Im Reiter Finanzeinstellungen einer Ressource ordnen Sie ressourcenspezifische Kostenstellen, Sachkonten und Buchungszeichen zu. Diese Zuordnungen überschreiben die globalen Einstellungen für Buchungen dieser Ressource.

Häufige Fragen zur Finanzschnittstelle

Können Buchungszeichen automatisch generiert werden? Ja. Buchungszeichen können global konfiguriert werden und sich automatisch aus Rechnungsnummer und Kundendaten zusammensetzen.

Was passiert bei Stornorechnungen? Stornorechnungen werden wie reguläre Rechnungen exportiert – mit negativem Betrag. Die Zuordnung zu Sachkonto und Kostenstelle wird von der Originalrechnung übernommen.

Kann ich den Export wiederholen? Ja. Exporte können beliebig oft wiederholt werden. Bereits exportierte Rechnungen werden beim erneuten Export nicht doppelt berücksichtigt, solange der gleiche Zeitraum gewählt wird.