Eventmanager
Funktionsweise
Abschnitt betitelt „Funktionsweise“Ein Event besteht aus mehreren Buchungen, die sich über verschiedene Ressourcen und Zeiträume erstrecken können. Alle Buchungen gehören zum selben Event und werden als zusammenhängende Veranstaltung verwaltet.
Beispiel – Jubiläumsfeier:
| Buchung | Ressource | Zeitraum |
|---|---|---|
| Aufbau | Eingangshalle | 08:00–10:00 Uhr |
| Feier | Veranstaltungssaal | 10:00–16:00 Uhr |
| Abbau | Eingangshalle | 16:00–18:00 Uhr |
Alle drei Buchungen gehören zum Event „25. Jubiläumsfeier”. Zu einzelnen Buchungen können Sie Inventar (z. B. Partyequipment) oder Services (z. B. Catering) hinzufügen. Das System erkennt automatisch die Gesamtdauer des Events und erstellt eine übersichtliche Gesamtabrechnung.
Event-Liste
Abschnitt betitelt „Event-Liste“In der Event-Liste sehen Sie alle erstellten Events chronologisch sortiert mit:
- Eventname und -datum
- Zugewiesener Kunde
- Gebuchte Ressourcen
- Aktueller Event-Status
Klicken Sie auf ein Event, um die Eventübersicht zu öffnen. Über den Button Event anlegen erstellen Sie ein neues Event.
Eventübersicht
Abschnitt betitelt „Eventübersicht“Die Eventübersicht bietet einen zentralen Überblick über alle Informationen Ihrer Veranstaltung. Integrierte Widgets ermöglichen schnelle Aktionen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Buchung hinzufügen | Zusätzliche Räume zum Event buchen. |
| Inventar hinzufügen | Benötigte Gegenstände und Materialien verwalten. |
| Services hinzufügen | Catering oder andere Dienstleistungen buchen. |
| Abrechnung erstellen | Ein Angebot oder eine Rechnung für das gesamte Event generieren. |
Event-Informationen
Abschnitt betitelt „Event-Informationen“| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Event-Titel | Kann jederzeit bearbeitet werden. |
| Kunde | Der zugeordnete Kunde – kann flexibel geändert werden. |
| Event-Verantwortlicher | Der zuständige Benutzer. |
| Status | Wird automatisch vom System zugeordnet. |
Buchungsübersicht
Abschnitt betitelt „Buchungsübersicht“Alle bestehenden Buchungen des Events werden in einer Tabelle angezeigt. Über das Drei-Punkte-Menü können Sie pro Buchung Inventar oder Services ergänzen oder die Buchung vom Event entfernen.
Aufgaben
Abschnitt betitelt „Aufgaben“Der Eventmanager enthält eine integrierte Aufgabenverwaltung. Damit können Sie To-dos für Ihre Veranstaltung anlegen, zuweisen und nachverfolgen.
Aufgaben-Templates
Abschnitt betitelt „Aufgaben-Templates“Wiederkehrende Aufgabenlisten können als Templates gespeichert und bei neuen Events wiederverwendet werden – z. B. eine Standard-Checkliste für den Veranstaltungsaufbau.
Notizen und Checklisten
Abschnitt betitelt „Notizen und Checklisten“Zu jedem Event können Sie Notizen und Checklisten hinterlegen – für interne Abstimmungen, Sonderwünsche oder organisatorische Hinweise.
Angebote und Abrechnung
Abschnitt betitelt „Angebote und Abrechnung“Angebot erstellen
Abschnitt betitelt „Angebot erstellen“Aus der Eventübersicht können Sie ein Angebot für das gesamte Event generieren. Alle Buchungen, Inventare und Services werden zusammengefasst.
Abrechnung erstellen
Abschnitt betitelt „Abrechnung erstellen“Die Abrechnung (Rechnung) für ein Event wird ebenfalls zentral aus der Eventübersicht erstellt. Alle Kostenpositionen des Events fließen in eine Gesamtrechnung.
Event löschen
Abschnitt betitelt „Event löschen“Im Einstellungsbereich eines Events haben Sie die Möglichkeit, das Event zu löschen – sofern noch keine Abrechnung erstellt wurde.