Vertragsmanager

Die Einstellungen für den Vertragsmanager finden Sie unter Einstellungen > Vertrag.

Vertragsübersicht

Nach Aktivierung des Add-Ons erscheint im Hauptmenü der Reiter Verträge. Dort finden Sie:

Eine Übersicht aller erstellten Verträge mit aktuellem Status
Den Reiter Vorlagen zur Verwaltung Ihrer Vertragsvorlagen
Den Button Hinzufügen zum Erstellen neuer Verträge

Vertragsvorlagen erstellen

Vertragsvorlagen sind die Grundlage für alle Verträge. Bevor Sie einen Vertrag erstellen können, legen Sie mindestens eine Vorlage an.

Vorlage anlegen

Navigieren Sie zu Verträge > Vorlagen und klicken Sie auf Hinzufügen.
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel (z. B. „Mietvertrag Dreifach-Turnhalle”).
Geben Sie eine Vertragsüberschrift ein – diese erscheint auf dem PDF des Vertrags.

Aufbau einer Vorlage

Eine Vorlage besteht aus drei Bereichen:

Bereich	Beschreibung
Kopfbereich	Enthält Platzhalter für Vermieter- und Kundendaten (z. B. Unternehmensname, Adresse, Ansprechpartner). Diese werden automatisch aus den hinterlegten Daten in Locaboo befüllt.
Hauptteil (Template-Builder)	Der eigentliche Vertragsinhalt. Hier erstellen Sie die Vertragsklauseln mit dem Template-Builder.
Fußbereich	Abschließender Text, Unterschriftenfelder und Platzhalter für Namen von Vermieter und Kunde.

Platzhalter

Im Kopf- und Fußbereich werden Platzhalter verwendet, die beim Erstellen eines Vertrags automatisch mit den entsprechenden Daten befüllt werden. Sie können jeden Platzhalter auch durch festen Text ersetzen – z. B. „vertreten durch den Bürgermeister” statt {{landlord_firstname}} {{landlord_lastname}}.

Vertragsdaten

Platzhalter	Beschreibung
`{{date}}`	Aktuelles Datum bei Vertragserstellung.
`{{contract_number}}`	Automatisch vergebene Vertragsnummer.
`{{contract_from_date}}`	Vertragsbeginn (Startdatum).
`{{contract_to_date}}`	Vertragsende (Enddatum).

Vermieter-Daten (Landlord)

Diese Daten werden aus Ihrem Manager-Account bzw. den Unternehmensdaten gezogen.

Platzhalter	Beschreibung
`{{landlord_company}}`	Unternehmensname des Vermieters.
`{{landlord_street}}`	Straße und Hausnummer.
`{{landlord_zip}}`	Postleitzahl.
`{{landlord_city}}`	Stadt.
`{{landlord_firstname}}`	Vorname des Ansprechpartners.
`{{landlord_lastname}}`	Nachname des Ansprechpartners.
`{{landlord_sign}}`	Unterschriftsfeld des Vermieters.

Mieter-/Kundendaten (Tenant)

Diese Daten werden aus dem Kundenprofil gezogen.

Platzhalter	Beschreibung
`{{tenant_company}}`	Unternehmens- oder Organisationsname des Kunden.
`{{tenant_street}}`	Straße und Hausnummer.
`{{tenant_zip}}`	Postleitzahl.
`{{tenant_city}}`	Stadt.
`{{tenant_firstname}}`	Vorname des Kunden bzw. Ansprechpartners.
`{{tenant_lastname}}`	Nachname des Kunden bzw. Ansprechpartners.
`{{tenant_sign}}`	Unterschriftsfeld des Kunden.
`{{tenant_customer_number}}`	Kundennummer in Locaboo.
`{{tenant_customer_number_finance}}`	Kundennummer aus dem Finanzsystem (falls über Finanzschnittstelle gepflegt).
`{{tenant_department}}`	Abteilung des Kunden (falls hinterlegt).
`{{tenant_email}}`	E-Mail-Adresse des Kunden.

Buchungsdaten

Platzhalter	Beschreibung
`{{booking_details_table}}`	Tabellarische Übersicht der verknüpften Buchungen mit Ressource, Datum, Uhrzeit und Preis.
`{{booking_period}}`	Buchungszeitraum (Start- bis Enddatum der verknüpften Buchungen).

Template-Builder

Im Hauptteil der Vorlage verwenden Sie den Template-Builder, um Vertragselemente hinzuzufügen:

Element	Beschreibung
Textbereich	Freitext für Vertragsparagraphen. Wählen Sie den Typ TinyMCE für Formatierungsoptionen (fett, kursiv, Ausrichtung – ähnlich wie in Word).
Datumsfeld	Eingabefeld für ein Datum (z. B. Datum der Veranstaltung).
Auswahlmenü	Dropdown-Auswahl (z. B. zuständiger Hausmeister für die Schlüsselübergabe).
Eingabefeld	Freitextfeld für individuelle Eingaben (z. B. Schlüsselnummer, Ansprechpartner vor Ort).

Alle Elemente im Template-Builder können bei der späteren Vertragserstellung noch bearbeitet werden. Das bedeutet: Die Vorlage definiert die Struktur, die konkreten Werte werden beim Erstellen des Vertrags eingetragen.

Vertrag erstellen

Es gibt zwei Wege, einen Vertrag zu erstellen:

Weg 1: Aus einer Buchung heraus

Öffnen Sie die Buchung im Kalender und klicken Sie auf Bearbeiten.
Wechseln Sie in der Buchungsseitenleiste zum Reiter Einstellungen.
Unter Aus dieser Buchung erstellen wählen Sie Vertrag.
Wählen Sie die gewünschte Vertragsvorlage aus.
Kunde und Buchung sind automatisch verknüpft – Buchungsdaten (Ressource, Zeitraum, Preis) werden in die Vorlage übernommen.

Weg 2: Über die Vertragsübersicht

Navigieren Sie zu Verträge und klicken Sie auf Hinzufügen.
Wählen Sie den Kunden aus.
Speichern Sie den Vertrag und fügen Sie anschließend die Buchung hinzu.
Wählen Sie die gewünschte Vertragsvorlage aus.

Mehrere Buchungen einem Vertrag zuordnen

Im Reiter Allgemeines eines bestehenden Vertrags können Sie oben rechts weitere Buchungen hinzufügen. So fassen Sie z. B. alle Buchungen eines Vereins für eine Saison in einem gemeinsamen Vertrag zusammen. Die Buchungsdetails werden im Platzhalter {{booking_details_table}} als Tabelle dargestellt.

Vertrag bearbeiten und freigeben

Nach der Erstellung wird die Vorlage mit den konkreten Daten befüllt:

Buchungsdetails (Ressourcen, Zeiträume, Preise) werden automatisch eingetragen
Template-Builder-Felder können manuell ausgefüllt und angepasst werden (Datum, Auswahlmenüs, Freitext)
Zusätzliche Informationen können im Textbereich ergänzt werden (z. B. Ansprechpartner vor Ort)

Vertragsstatus

Status	Beschreibung
Entwurf/Option	Der Vertrag befindet sich in Vorbereitung und kann frei bearbeitet werden.
Freigegeben	Der Vertrag ist fertiggestellt. Erst nach Freigabe kann er an den Kunden versendet und im Kundenkonto bereitgestellt werden.
Storniert	Der Vertrag wurde storniert.

Fortschrittsverfolgung

Für jeden Vertrag sehen Sie den Bearbeitungsstand:

Erstellt – Der Vertrag wurde erfolgreich angelegt.
Unterschrieben – Zeigt an, ob der Vertrag unterschrieben wurde.
Versendet – Zeigt an, ob der Vertrag per E-Mail an den Kunden gesendet wurde.

Digitale Unterschrift

Die digitale Unterschrift ermöglicht einen vollständig papierlosen Vertragsworkflow.

Aktivierung

Aktivieren Sie die digitale Unterschrift unter Einstellungen > Vertrag mit der Checkbox Digitale Unterschrift aktivieren.

Unterschriftsprozess

Nach Aktivierung stehen zwei Unterschriftsfelder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Vermieter-Unterschrift	Sie unterschreiben als Stadt/Gemeinde/Organisation digital im Vertrag.
Mieter-Unterschrift	Der Kunde kann direkt vor Ort oder von zu Hause unterschreiben.

Ablauf aus Kundensicht

Der Kunde erhält den freigegebenen Vertrag per E-Mail mit einem Link zur Buchungsplattform.
Im Kundenkonto unter Verträge findet der Kunde alle für ihn erstellten Verträge.
Der Kunde kann den Vertrag einsehen und digital unterschreiben (mit der Maus oder per Touch).
Nach der Unterschrift erhalten Sie eine Benachrichtigung (In-App und/oder per E-Mail).
Die unterschriebene Version wird automatisch gespeichert und kann heruntergeladen werden.

Alternative: Handschriftliche Unterschrift

Alternativ zur digitalen Unterschrift können Sie:

Den Vertrag als PDF herunterladen und ausdrucken.
Den Vertrag dem Kunden zuschicken (per Post oder persönlich).
Das handschriftlich unterschriebene Dokument in Locaboo hochladen.

Individueller Vertragshintergrund

Unter Einstellungen > Vertrag können Sie einen eigenen Briefkopf bzw. Vertragshintergrund als PDF hochladen. Damit erscheinen Ihre Verträge im gewohnten Corporate Design Ihrer Organisation.

Passen Sie die Außenabstände an, damit der Vertragstext korrekt auf Ihrem Briefkopf positioniert wird. Eine Vorschau zeigt Ihnen direkt das Ergebnis.

Vertrag in der Buchung

Erstellte Verträge sind direkt mit der Buchung verknüpft und in der Buchungs-Sidebar sichtbar (grüner Hinweisbereich). So haben Sie jederzeit Zugriff auf den zugehörigen Vertrag, ohne die Vertragsübersicht öffnen zu müssen.